Le imprese, i singoli appaltatori e le organizzazioni non profit redigono dichiarazioni politiche per esprimere le linee guida che regolano l'esecuzione e la partecipazione ai loro servizi. Queste politiche stabiliscono i protocolli e impostano i parametri a cui tutti coloro che stipulano un contratto o che visitano un luogo devono aderire. L'elaborazione di queste politiche inizia con l'input di tutte le entità organizzative, oltre a stabilire una correlazione diretta con gli obiettivi aziendali. Per gli autori di politiche, la ricerca, la preparazione e le decisioni relative ai formati e alla distribuzione dominano la maggior parte del processo di scrittura del protocollo.
Preparati a scrivere. Raccogli materiali per prendere appunti, proteggi un computer o un elaboratore di testi designato e scegli uno spazio per condurre la maggior parte della scrittura. Inoltre, scegliere la lingua principale della politica o del protocollo tenendo conto dello stile del testo e dei tipi di carattere per il documento della politica.
Condurre un incontro con il personale chiave per l'input sulla creazione di una nuova politica o documento. Ad esempio, i parametri della politica di sicurezza fisica richiedono sia un rappresentante delle risorse umane che personale addetto alla sicurezza per fornire le proprie opinioni sui requisiti della politica. Porta i verbali della riunione da utilizzare nella creazione di politiche o protocolli dalle informazioni raccolte.
Valuta la missione dell'azienda o del servizio. Utilizzare la lingua e l'applicazione della missione aziendale come guida per il tono generale della politica o del protocollo. Ad esempio, la ripetizione di attente misure di pianificazione e rendicontazione riveste un'importanza significativa per i responsabili politici all'interno della comunità della sicurezza industriale.
Ricerca il pubblico. Contare il numero di clienti, appaltatori o dipendenti che costituiscono il pubblico principale per il documento della politica. Identificare l'ubicazione lavorativa o professionale di questi individui per determinare i requisiti di localizzazione e distribuzione. Inoltre, rivedere le descrizioni e i contratti di lavoro dei dipendenti per l'eventuale inclusione nel documento della politica.
Rivedere il layout fisico del posto di lavoro o dello spazio aziendale. Documentare le dimensioni, le vie di traffico esistenti e le aree dedicate, come i servizi igienici e le sale dei dipendenti, da utilizzare nella creazione di una parte ambientale e di sicurezza del documento del protocollo. Contattare le agenzie esterne, come i vigili del fuoco locali o l'organizzazione per la sicurezza sul lavoro, per determinare requisiti quali i limiti massimi di capacità e i dispositivi di sicurezza antincendio obbligatori.
Esamina i documenti aziendali esistenti. Raccogliere tutte le lettere di politica aziendale, i precedenti manuali di protocollo e i documenti relativi ai servizi da utilizzare nella costruzione di un nuovo documento di politica e procedura. Identificare informazioni obsolete e aggiornare i dati essenziali secondo necessità. Per i moduli che richiedono firme ufficiali, individuare il firmatario originale o un sostituto o surrogato appropriato. Smaltire correttamente dati obsoleti che potrebbero ancora contenere informazioni riservate.
Ricerca sulla sicurezza e sull'uso del prodotto. I distributori, i dettaglianti o i produttori di prodotti devono ricercare l'uso corretto e le misure di sicurezza di un prodotto venduto o fabbricato. Aggiungere queste informazioni alla sezione procedurale dei manuali della politica dei servizi presentando i dati di sicurezza e di emergenza. Aggiungere dati di manipolazione e smaltimento sicuri per articoli esistenti o contenenti materiale pericoloso.
Crea più formati. Il libro e le versioni elettroniche della politica o del protocollo offrono praticità per il pubblico del documento. I documenti di politica elettronica consentono ai lettori di rivedere convenientemente la politica da più posizioni. Inoltre, il formato libro o cartaceo fornisce una versione fisica per una rapida revisione quando necessario.
