Le politiche e le procedure contabili non sono la stessa cosa, anche se i lavoratori in un ufficio spesso confondono i due. Le politiche contabili rappresentano le linee guida o le regole che definiscono ciò che il dipartimento contabile si aspetta in una data situazione. Con la creazione di politiche, il reparto contabilità garantisce che le regole e gli standard aziendali siano mantenuti e rispettati in modo coerente da tutti gli interessati. La procedura rappresenta l'aspetto dell'equazione definendo i singoli passaggi che garantiscono il mantenimento delle politiche contabili dell'azienda e il controllo interno.
Definire la politica
Quando si viene a conoscenza della politica contabile e del manuale delle procedure utilizzate dai contabili e da altri soggetti all'interno dell'azienda, è necessario innanzitutto definire ogni regola o linea guida come criterio individuale che si desidera che le persone seguano. Non unire le politiche insieme, perché è troppo confuso. I dipartimenti contabili creano polizze di flusso di cassa, politiche di rimborso dei viaggi, politiche di cassa piccola, politiche di pagamento dei conti o politiche di fatturazione, solo per citarne alcuni. La politica dovrebbe definire la regola - conosciuta come cosa - e includere chi deve aderirvi e perché deve essere rispettata. Le politiche e le procedure sono mantenute come documenti separati.
Scrivi la panoramica
Ogni politica deve includere una panoramica o un riepilogo delle linee guida o delle regole. La panoramica viene prima, con informazioni dettagliate che includono le specifiche. Ad esempio, un dipartimento di contabilità potrebbe avere una politica di fondo di cassa meschino che dettagli quanti soldi saranno resi disponibili per cassa piccola, il tipo di acquisti che copre e il titolo della persona che è responsabile per garantire che sia mantenuto correttamente. La politica non elenca i nomi delle persone, ma piuttosto il titolo o la posizione nella società responsabile.
Delineare le procedure
Le procedure sono il processo graduale in base al quale gli individui aderiscono alla politica aziendale.Ad esempio, un reparto contabilità può impostare una politica del flusso di cassa che specifica quanto denaro operativo deve essere disponibile in ogni momento e cosa deve accadere se non è disponibile. Ma per garantire che la politica venga mantenuta, qualcuno nel reparto contabilità deve completare le riconciliazioni del conto bancario. Il processo di riconciliazione bancaria prevede passaggi dettagliati su come effettuare la riconciliazione bancaria per garantire che la politica del flusso di cassa sia rispettata. Per scrivere la procedura, delinea ogni fase che deve avvenire, compresi i titoli delle persone che completano ogni passaggio e cosa succede nei passaggi successivi.
Numera i passaggi
Scrivere le procedure nell'ordine in cui devono essere eseguiti i passaggi. Ad esempio, utilizzando il processo di riconciliazione bancaria, iniziare con la prima cosa che deve verificarsi, ad esempio: gli estratti conto bancari devono essere resi non aperti al responsabile contabile. Includere i passaggi che il responsabile della contabilità deve eseguire prima di passare il lavoro di riconciliazione effettivo a qualcun altro in contabilità. Questo potrebbe includere cose come una rapida revisione per verificare le incoerenze, i nomi dei beneficiari e altro.
Politica e manuale di procedura
Includere un elenco dei titoli nel reparto contabilità con una breve descrizione delle funzioni svolte da ciascuna posizione nella società nella parte anteriore della politica e del manuale delle procedure. Questo aiuta a creare controlli interni garantendo al tempo stesso la separazione dei compiti. Scrivi politiche su singole pagine, creando una nuova pagina o una serie di pagine per ogni politica. Ogni politica riceve la propria intestazione e il titolo nel sommario per rendere più facile per le persone a cercarli. Dopo la politica, includere tutte le procedure nelle proprie pagine come backup. Il sommario può includere la "Politica del flusso di cassa", come titolo principale con sottotitoli e le proprie pagine che includono "Riconciliazioni bancarie", "Riconciliazioni conto bancario conto bancario generale" o qualsiasi altra procedura applicabile a tale politica specifica.
