"Voglio quel rapporto sulla mia scrivania per prima cosa lunedì mattina!" il capo irato urla al suo subordinato scosso nei film, negli spettacoli televisivi, nei libri e probabilmente più di pochi ambienti di lavoro reali. Piuttosto che essere intimidito dall'idea di compilare un rapporto, accogliilo come un'opportunità per mostrare il tuo lavoro. Le relazioni commerciali sono documenti vitali perché spiegano punti, problemi o ricerche spesso complessi, in modo chiaro e conciso. I rapporti attirano l'attenzione perché sono ufficiali. E dal momento che stai scrivendo il rapporto, devi decidere cosa mettere in esso.
Che cos'è un rapporto commerciale?
Un documento tangibile. Businessdictionary.com definisce a rapporto come "un documento contenente informazioni organizzate in forma narrativa, grafica o tabellare, preparate su base ad hoc, periodica, ricorrente, regolare o su base richiesta".
Il fatto che un report aziendale sia un documento sottolinea solo la sua importanza. Mentre potresti essere nell'agenda della riunione per fornire un rapporto sui beni acquisiti durante il trimestre, durante e dopo la presentazione, avrai a disposizione il rapporto commerciale e potrai anche distribuirne una copia ai presenti. Ricorda i rapporti sui libri temuti che dovevi fare a scuola? Leggere il libro è stato il primo passo, quindi hai dovuto scrivere una sinossi di ciò che hai letto. A volte, hai persino dovuto presentare il tuo rapporto all'intera classe. Ma per aiutarti, hai avuto il rapporto tangibile nella tua mano a cui fare riferimento. Ecco quanto è importante un rapporto.
Un'istantanea nel tempo. Un rapporto commerciale è una raccolta di fatti e statistiche su un particolare aspetto di un'azienda. Di solito è un'istantanea nel tempo, che riporta su un certo periodo. Ad esempio, un rapporto annuale copre importanti dati finanziari e eventi che forniscono un'istantanea finanziaria per quell'anno, mentre un rapporto trimestrale copre un trimestre specifico dell'anno.
La maggior parte dei report, indipendentemente dal tipo o dallo scopo, copre un periodo specifico. Le relazioni finanziarie coprono un periodo specifico. Le finanze di un'azienda variano da un anno all'altro e da un mese all'altro. Anche un report sui prodotti disponibili è accurato solo per una certa finestra di tempo, quando vengono introdotti nuovi prodotti e quelli più vecchi vengono interrotti.
Formale o informale. A seconda del suo scopo e di chi lo vedrà, il rapporto potrebbe essere formale o informale. I rapporti formali sono quelli che saranno visti e rivisti da capi, alti dirigenti, clienti, potenziali clienti o investitori o anche dal pubblico. Come tutti i report, dovrebbero essere ben scritti e presentati senza errori di battitura o errori di ortografia, facili da comprendere e precisi al centesimo.
I rapporti informali non sono meno importanti. Ai dipendenti che devono completare i loro rapporti di spesa per essere rimborsati, sono della massima importanza. In genere informali, questi report contengono descrizioni, date e importi in dollari inseriti in un modulo aziendale. Se i dipendenti non completano il rapporto a fondo e puntualmente, non possono essere rimborsati per biglietti aerei, taxi e pasti dei clienti che hanno pagato nel loro recente viaggio di lavoro.
Rapporti con altri nomi. Molte, se non la maggior parte, le relazioni commerciali non sono nemmeno chiamate report. Potrebbero essere dichiarazioni, ad esempio un conto economico o un conto economico o altre dichiarazioni finanziarie come i bilanci. Oppure potrebbero essere panoramiche di budget o proiezioni di vendita.
Ragioni per usare i rapporti di affari
Per preparare un rapporto eccellente, aiuta a capire a cosa servirà il rapporto.
Ricapitolare. I report aiutano a spiegare un'idea complicata, il processo o lo stato finanziario dell'azienda in modo chiaro e comprensibile. Mesi di dati accumulati o anni di ricerca potrebbero essere riassunti in una breve relazione. Certamente, potrebbe non avere tutti i dettagli che sono stati scoperti nella ricerca, ma il rapporto darà a coloro che leggeranno il rapporto un breve riassunto della ricerca o dei dati.
Semplificare. Le persone che esamineranno il tuo rapporto potrebbero non avere il tempo, il desiderio o l'abilità per valutare tutti i dati e le ricerche che stanno dietro. In ogni caso, hanno il loro lavoro da fare. Il tuo rapporto fornisce loro ciò che devono sapere.
Chiarire. Se 10 persone dovessero leggere e rivedere tutti i dati e i risultati della ricerca che hai raccolto, arriverebbero a una varietà di conclusioni diverse. Il tuo report assicura che tutti stanno operando dallo stesso punto di vista perché stai dando loro tutti gli stessi dati.
Persuadere. Supponiamo che la tua azienda voglia persuadere gli investitori a mettere su capitale per finanziare una nuova idea. Il tuo rapporto sarà incluso nel piano aziendale che sarà condiviso con gli investitori. Altri soci compileranno la dichiarazione dei profitti e delle perdite della società e altri rapporti sullo stato finanziario, ma il rapporto sarà una proiezione delle vendite che delinea dove la società ritiene che i mercati non ancora sfruttati siano e le vendite che potrebbero produrre. I rendiconti finanziari sono importanti, ma il vostro rapporto è quello che potrebbe convincere gli investitori sul campo a salire a bordo, oppure no.
Dimostra un punto. I report aziendali vengono spesso utilizzati quando devono essere prese decisioni difficili, ad esempio se ridimensionare, il che potrebbe comportare licenziamenti. Nessuno vuole andare in quella direzione, ma quando il rapporto è di fronte a loro, mostrando la costante diminuzione dei profitti rispetto alle spese come gli stipendi, è chiaro cosa deve essere fatto. Oppure, sul lato positivo, i rapporti possono mostrare se l'azienda è in grado di espandersi in nuove entusiasmanti direzioni.
Risolvere un problema. Sei stato in riunioni in cui le discussioni su un problema vanno in giro senza arrivare a una soluzione praticabile. Tuttavia, se condividi i tuoi rapporti sul grande schermo di proiezione, tutti guardano allo stesso tempo allo stesso tempo. La visualizzazione di un documento tangibile, con tabelle e grafici che mostrano dove si trova realmente la situazione, consente a tutti di analizzare insieme lo stesso materiale e arrivare a una soluzione.
Tipi di rapporti commerciali
Esiste un numero infinito di rapporti aziendali che possono essere scritti, soprattutto perché puoi anche scrivere il tuo rapporto personalizzato e intitolarlo come desideri. In generale, tuttavia, i rapporti di business si dividono in quattro categorie: esplicativo, analitico, progresso e legale. Certo, possono e si sovrappongono. Una relazione sullo stato di avanzamento, per esempio, potrebbe essere anche esplicativa. Ma il suo scopo principale è quello di dare un aggiornamento su una situazione.
Relazioni esplicative. Alcune relazioni aziendali sono scritte per spiegare una situazione o un argomento in modo che tutti possano comprenderlo. Potresti scrivere un rapporto esplicativo per spiegare la ricerca che hai intrapreso, per esempio. Se presenti solo una tabella che mostri i risultati della tua ricerca, sarai naturalmente inondato di domande sul motivo della ricerca, sulla tua metodologia, sulle dimensioni del campione e altro ancora. Quindi, invece di una semplice tabella di risultati, dovresti iniziare spiegando brevemente il motivo per cui hai intrapreso la ricerca e come hai proceduto, ad esempio utilizzando sondaggi telefonici o postali, dati di tracciamento per un periodo di tempo o qualunque fosse la tua metodologia. Successivamente, spieghi i risultati della tua ricerca usando una tabella, un diagramma o un altro metodo che rende chiari i risultati. Quindi riassumi i risultati in poche frasi.
Rapporti analitici . Questo tipo di rapporto fornisce analisi, magari confrontando due situazioni o possibilità. Invece di spiegare, un rapporto analitico fa almeno parte dell'analisi dei risultati per il lettore. È possibile utilizzare le immagini nel report analitico per dimostrare i propri punti, come diagrammi o tabelle di dati.
Rapporti sullo stato di avanzamento Come le pagelle scolastiche, le relazioni sui progressi mostrano come stanno andando le cose adesso. Non si basano su montagne di ricerca o analisi; sono un aggiornamento per le persone che ne hanno bisogno. Relazioni annuali, rendiconti finanziari come dichiarazioni di reddito e altri rapporti che sono istantanee di un punto nel tempo sono rapporti sui progressi.
Rapporti legali Qualsiasi rapporto che la società è tenuta per legge a compilare e inviare, archiviare o inviare a un'altra entità è un tipo di rapporto legale. A volte vengono anche completati rapporti legali per proteggere la società da potenziali cause legali o altri problemi legali. Se un report è compilato a fini fiscali o richiesto dalla Securities and Exchange Commission, un tribunale o altra entità ufficiale, appartiene alla categoria legale.
Esempio per la scrittura di report comuni
Secondo il laboratorio di scrittura online dell'Università di Purdue (OWL), la maggior parte dei report aziendali non ha un formato universale. Controlla se la tua azienda ha un formato preferito per il rapporto che stai scrivendo. In caso contrario, sei libero di comporlo come meglio credi. Tuttavia, OWL ha suggerimenti che possono aiutarti a essere certo di coprire tutte le basi e scrivere il miglior rapporto che puoi.
- Tienilo breve.
- Conosci il tuo pubblico e scrivi a loro.
- Usa le intestazioni e evidenzia i punti importanti.
- Metti le tue scoperte, argomenti o punti più importanti prima di tutto.
- Decidi se includere le tue conclusioni o lasciarle ai lettori.
Il contenuto del tuo rapporto varierà in base al suo scopo e al suo pubblico. Per un rapporto interno, il pubblico conosce già l'azienda, quindi non è necessario inserirli in tali dettagli. Un rapporto pubblico, tuttavia, o uno con più segmenti di pubblico, trarrebbe vantaggio da alcune informazioni di base sulla società.
Titolo / titolo della pagina. Ogni rapporto ha bisogno di un titolo chiaro che spieghi cosa rivelerà. Questo non è il posto giusto per essere intelligenti; la trasparenza è la chiave. Per un rapporto breve o informale, un titolo semplice nella parte superiore della pagina, seguito dalle date, se applicabile, lo farà. Per esempio:
Riepilogo dei redditi e delle spese, primo trimestre 2018
I rapporti formali necessitano di un frontespizio che includa il titolo, la data e l'autore, ad esempio:
Riepilogo dei redditi e delle spese
Primo trimestre 2018
Preparato da
(il tuo nome)
Se il rapporto viene preparato per una persona o gruppo specifico, aggiungilo dopo il tuo nome, ad esempio:
Per
XYZ Company, Inc.
Introduzione. Inizia con una breve storia o informazioni di base pertinenti sulla società, se pensi che sia necessario. Quindi spiega brevemente perché questo rapporto è stato preparato. Se la relazione presenta risultati di ricerca, spiega brevemente la metodologia di ricerca. Per una breve relazione, questa dovrebbe essere una frase. Un rapporto formale potrebbe includere un'intera pagina. Alcune relazioni formali iniziano con un sommario esecutivo che fornisce una panoramica o una sinossi del rapporto in modo che, se questo è tutto ciò che qualcuno legge, capiranno comunque il rapporto.
Sommario. In un rapporto lungo, elenca le sezioni e le immagini con i numeri di pagina.
Corpo del rapporto. Qui è dove metti i tuoi dati, il punto cruciale o le informazioni più importanti del tuo rapporto. Includere elementi visivi come grafici, diagrammi, tabelle o grafici anziché solo il testo. Le immagini mostrano alle persone quello che vuoi che loro sappiano e sono interattive, il che mantiene l'attenzione dei tuoi lettori. Tabelle, grafici e altri documenti di convalida visuali sono la "prova" di ciò che stai segnalando. Inizia sempre con i dati più importanti per primi.
Risultati. Questa sezione è facoltativa e dipende dai tuoi lettori.Vuoi dire loro come interpretare i risultati o lasciare che il rapporto parli da solo? ****
Conclusioni. I rapporti formali hanno bisogno di un finale che riassuma i risultati, se sono stati previsti o sono stati una sorpresa e come influenzeranno le decisioni future.
Eccezioni. I rapporti annuali e trimestrali sono esempi che possono essere più creativi. In particolare, se l'azienda si rivolge al pubblico in generale, come ad esempio il rapporto annuale o trimestrale di un ospedale, gli aggiornamenti possono essere meglio raccontati attraverso storie avvincenti di vite salvate o dipendenti che eseguono tecniche allo stato dell'arte. Anche le imprese potrebbero riferire i loro progressi in questo modo, intervistando dipendenti che fanno ricerche all'avanguardia o inventano nuovi prodotti interessanti.
Alla fine, come scrivi il tuo rapporto dipende da te. Basta tenerlo corto, mantenere il pubblico nella tua mente e includere le informazioni che trasmettono chiaramente il tuo messaggio. Non c'è sudore Lo avrai sulla scrivania del tuo capo in pochissimo tempo.
