Molte aziende rilasciano carte di credito ai dipendenti per vari acquisti, tra cui forniture per ufficio, pasti aziendali e spese di viaggio. Tuttavia, a volte, i dipendenti possono abusare della carta di credito aziendale, invece di sostituirla con i tipi di spese di lavoro errati o, peggio, con l'uso personale, inclusi anticipi in contanti, viaggi personali, spese relative alla casa e altro ancora. Una volta scoperto che un dipendente ha utilizzato impropriamente il credito aziendale, agire rapidamente in modo che gli altri dipendenti non seguano l'esempio o l'abuso continui.
Controlla i record di credito dell'azienda per determinare quali addebiti sono inappropriati o non correlati alla società. Evidenziarli e fare copie sia per il reparto finanziario che, se necessario, per il file del personale del dipendente. Questo non solo ti dà un'idea di quanto la carta è stata usata impropriamente, ma ti fornisce anche un punto di riferimento da usare quando parli con il dipendente.
Conferire con le risorse umane prima di parlare con il dipendente. È probabile che abbiano bisogno di essere nella stanza con te quando chiedi al dipendente le accuse. Inoltre, possono dirti come procedere nel caso in cui il dipendente ammetta di aver usato in modo improprio la carta per uso personale, in particolare se sapeva che era contrario alle regole aziendali.
Pianifica un incontro con il dipendente. Chiedi se ha ricevuto una copia delle linee guida aziendali quando ha ricevuto la carta. Questo ti dice se era a conoscenza delle politiche riguardanti l'uso del credito aziendale. Dategli una possibilità di spiegare e scoprire se le accuse sono state deliberate, se è addirittura responsabile delle accuse o se si è trattato semplicemente di utilizzare la carta sbagliata per i tipi di acquisti errati. Se l'azione è maliziosa e intenzionale, potrebbe essere necessario prendere provvedimenti disciplinari. La severità della disciplina dovrebbe dipendere dal suo curriculum complessivo e dall'importo addebitato, dalla sua volontà di ammettere la sua indiscrezione e dal livello di rimorso che dimostra. Registrare la conversazione, con il suo permesso, nel caso in cui sia necessario approfondire ulteriormente la questione, ad esempio la presentazione di accuse penali.
Iniziare qualunque corso di azione si adatti al livello di abuso. Se si trattava semplicemente di un uso non intenzionale, reiterare le linee guida sull'uso delle carte e dare al dipendente un'altra possibilità. Se le accuse erano mirate, utilizzare le linee guida aziendali per prendere la decisione migliore e tenere conto della storia del dipendente e della natura delle accuse.Se le accuse arrivano a migliaia, questo è considerato un furto nella maggior parte degli Stati, e potrebbe non avere altra scelta che contattare il dipartimento di polizia locale e chiedere loro di perseguire le accuse contro il dipendente.
Stabilire linee guida più restrittive sull'uso della carta di credito. Secondo il sito web dell'Indiana Indiana Business, controlla gli addebiti ogni mese e segnala quelli che sembrano sospetti. Rendere una regola per i dipendenti di chiedere prima di effettuare qualsiasi addebito su una certa quantità di denaro. Limitare il numero di carte distribuite ai dipendenti, consentendo solo a coloro che devono acquistare regolarmente forniture per l'azienda di mantenere un conto di credito aziendale.
