Molte aziende, sia grandi che piccole, utilizzano carte di credito emesse dalla società come un modo per i dipendenti di completare piccoli acquisti o pagare per altre spese legate al business. Al fine di ridurre la possibilità di uso improprio, le politiche ben definite per l'utilizzo delle carte devono essere comunicate ai dipendenti e ai loro supervisori. Queste politiche dovrebbero affrontare questioni come l'uso appropriato, la sicurezza, le limitazioni e le procedure di revisione.
Responsabilità del titolare della carta
I dipendenti selezionati per ricevere carte di credito aziendali devono essere ritenuti responsabili della sicurezza della carta e della privacy delle informazioni relative alla società. Questa responsabilità dovrebbe includere la conservazione della carta in un luogo sicuro, la protezione del numero di identificazione personale della carta e la revisione delle dichiarazioni per attività fraudolente. Le carte di credito dell'azienda non dovrebbero mai essere utilizzate da persone diverse dal titolare della carta. Le carte smarrite o rubate devono essere segnalate all'emittente della carta e alla compagnia il prima possibile.
Limiti di spesa
Le carte di credito aziendali devono includere i limiti di spesa in conformità con le esigenze previste del dipendente. Questi limiti devono essere comunicati al dipendente, al momento dell'emissione, e rigorosamente osservati. I dipendenti devono assicurarsi che l'utilizzo non superi questo limite o incorre in penali o penali fuori limite. Le carte di credito aziendali non dovrebbero mai essere utilizzate per anticipi di cassa.
Segnalazione di utilizzo
I dipendenti devono essere ritenuti responsabili per i rapporti di utilizzo regolari al supervisore designato.Questi rapporti dovrebbero includere una spiegazione dettagliata dei singoli addebiti, delle ricevute originali e dei codici contabili aziendali appropriati. Queste informazioni devono essere allegate alla dichiarazione mensile applicabile e presentate con un tempo sufficiente per evitare il pagamento in ritardo.
Uso personale
A meno che non sia incluso in un pacchetto di compensi per i dipendenti, l'uso personale di una carta di credito aziendale non dovrebbe essere consentito. L'utilizzo personale dovrebbe essere definito come qualsiasi onere non direttamente correlato all'attività dell'azienda o alle spese correlate. L'utilizzo personale in una situazione di emergenza dovrebbe richiedere ulteriori spiegazioni e il rimborso immediato all'azienda.
Revisione di utilizzo
Revisione dell'utilizzo della carta di credito dei dipendenti dovrebbe essere condotta su base regolare. Questa recensione dovrebbe essere condotta sia dal supervisore immediato del dipendente che da un membro del dipartimento contabilità aziendale. Il supervisore del dipendente dovrebbe essere ritenuto responsabile della determinazione dell'uso come applicabile e appropriato per le responsabilità lavorative del dipendente. Il reparto contabilità deve garantire che i pagamenti e i crediti siano elaborati correttamente e che i limiti di utilizzo non siano stati superati.
