Richiedere l'approvazione per un progetto o un grande acquisto può essere snervante e frustrante. Tuttavia, con la giusta formulazione e attitudine, è più probabile che tu ottenga il via libera di cui hai bisogno. La ricerca è anche la chiave: devi sapere esattamente cosa ti serve, sapere quale sarà l'impatto sulla tua azienda ed essere in grado di spiegarlo in termini comprensibili al tuo capo. Una lettera di richiesta specifica e ben scritta può fare molto per rendere la tua idea o progetto una realtà.
Ricerca la tua proposta
Il primo passo in ogni processo di approvazione è la ricerca di ciò che ti serve. Se stai chiedendo un nuovo veicolo aziendale, cerca esattamente quale tipo di veicolo desideri, quanto costerà e come si adatta alle esigenze dell'azienda. Non fare una dichiarazione generale su ciò che vuoi approvato. Il destinatario della tua lettera è più propenso a decidere a tuo favore se è chiaro nella tua lettera che hai fatto uno sforzo per capire cosa è meglio per la compagnia. Ancora più importante, più sei specifico, più è probabile che sia a tuo agio nel darti l'approvazione per un progetto o un acquisto, perché saprà esattamente cosa farai dopo l'approvazione.
Formattare correttamente la lettera
Inizia rivolgendoti al tuo capo per nome e titolo (ad esempio, il vicepresidente Smith). Se per caso non sai chi leggerà la lettera, indirizza la lettera al titolo della persona (ad esempio, "Gentile Commissario"). Tuttavia, la personalizzazione è importante, quindi fai del tuo meglio per scoprire il nome della persona e il titolo corretto. Puoi trovarlo spesso sul sito web dell'organizzazione o sollevando il telefono e chiedendo il nome della persona.
Quindi, introdurre l'acquisto o la proposta che si desidera avere approvato. Prova a farlo nella prima frase della tua lettera. Ciò consentirà al lettore di avere un'idea chiara di ciò che stai proponendo fin da subito e di fornire il suo contesto per il resto della lettera. Questo le fa anche sapere che sai esattamente quello che vuoi.
Esempio:
Caro Supervisore Cunningham,
La banda musicale di Castle Rock High School ha bisogno di nuove uniformi.
Fornire esempi dettagliati
Quindi, spiega perché l'azione che stai proponendo dovrebbe essere presa. Anche se sembra ovvio il motivo per cui è necessario un acquisto, spiega dettagliatamente il ragionamento che lo accompagna. Se il destinatario della tua lettera non vede una buona ragione per l'azione proposta nella lettera, fallirà. Dovrebbe bastare poche frasi per farlo.
Esempio:
Abbiamo acquistato l'ultima divisa nel 1992 e la collezione attuale è molto lacera e consumata.
Continua elencando tutti i motivi per cui la proposta sarebbe vantaggiosa per la tua azienda.Riguarda ciò che il tuo lavoro farà per l'azienda, non sul perché tu pensi che la proposta sia importante.
Esempio:
La banda musicale rappresenta la nostra scuola in parate, partite di calcio e altri incontri comunitari. Le nuove uniformi metterebbero la nostra scuola in una luce molto più positiva.
Ora dobbiamo pagare una società sartoriale migliaia di dollari ogni anno per mantenere le nostre vecchie uniformi. Quelli nuovi eliminerebbero queste tasse.
Avere nuove uniformi moderne aumenterebbe notevolmente il morale dell'intera band, il che generalmente porta a voti più alti per tutti gli studenti membri.
Concludere con informazioni preziose
Concludi la tua lettera con il tuo nome, indirizzo email e numero di telefono e invita il lettore a contattarti per qualsiasi domanda riguardante la lettera o la proposta. Se applicabile, annota anche la data in cui speri di avere una risposta alla tua richiesta. Quando hai finito con la lettera, non dovrebbe essere più di una pagina a meno che tu non abbia una buona ragione per continuare su una seconda pagina (come una proposta molto complessa che richiede una lunga spiegazione o una lunga lista di ragioni sul perchè la tua richiesta sarebbe utile).
Esempio:
Se hai qualche domanda, sono felice di incontrarti in qualsiasi momento.
Grazie,
Ben Warren, direttore, [email protected] 555-1234
Suggerimenti finali
Scrivi sempre in modo rispettoso e formale. Ad esempio, invece di dire "Sarebbe fantastico per l'azienda se potessimo acquistare alcune nuove stampanti", scrivi qualcosa come "Se la società dovesse acquistare cinque nuove stampanti, sarebbe di beneficio a Example Corp. perché …" Se non è già necessario, prendi in considerazione la possibilità di stampare e consegnare a mano la tua lettera anziché inviarla via e-mail al destinatario. Mostrerà che ti interessa davvero della tua proposta e renderà più probabile che si ricordi di rispondere alla lettera in modo tempestivo.
Si noti che una lettera di approvazione ben scritta non può portarti da nessuna parte - il destinatario potrebbe decidere che la proposta stessa è il problema. In tal caso, dovrai elaborare un'idea completamente nuova o aspettare il tuo tempo finché non puoi riprovare.
