Un ufficio cassa è responsabile della gestione di contanti, assegni o vaglia postali. Con un ufficio cassa, i soldi possono essere prontamente disponibili. Negozi, banche e istituti scolastici gestiscono uffici di cassa. Le procedure sono seguite in un ufficio di cassa per garantire una gestione corretta e legale dei fondi. Le procedure possono variare a seconda del settore.
Collezione
L'ufficio cassa raccoglie contanti, vaglia e assegni. I fondi devono essere registrati e collocati in un luogo sicuro fino al deposito. Le industrie possono registrare e contare le transazioni giornaliere attraverso un sistema di numerazione. Ad esempio, è possibile eseguire un nastro di ricevimento per contare le transazioni giornaliere nel momento in cui si verificano.
Approvazione
Tutti gli ordini di denaro, assegni, assegni circolari e assegni personali devono essere approvati. Le approvazioni sono chiaramente stampate e datate per conformità legale. Gli assegni sono intestati esclusivamente all'azienda o all'organizzazione, con l'importo esatto del pagamento. Quando si prelevano contanti, l'ufficio cassa può offrire o meno il cambio. Gli assegni post-datati non sono generalmente accettati come parte delle procedure di cassa.
ricevute
In caso di pagamento in contanti o tramite assegno o vaglia postale, l'ufficio cassa deve sempre emettere una ricevuta. Le ricevute visualizzano le transazioni alla chiusura di un periodo finanziario e assicurano che tutti i record finanziari possano essere verificati.
