Una richiesta di proposta (RFP) è una dichiarazione scritta di un cliente che esprime un'esigenza aziendale e chiede in che modo si propone di rispondere a tale esigenza e quanto costerà il servizio o il prodotto. La creazione di una struttura prima di scrivere la risposta alla richiesta di offerta del cliente garantisce che tutti i requisiti del progetto siano stati risolti e la proposta sia conforme al formato del documento specificato dalla RFP.
Articoli di cui avrai bisogno
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Richiesta di documento di proposta
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Applicazione di elaborazione di testi
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Stampante
Leggere attentamente la richiesta di offerta del cliente per essere sicuri di comprendere appieno le aspettative. Chiarire qualsiasi domanda prima piuttosto che dopo. La maggior parte delle RFP specifica un periodo di domande e risposte per i rispondenti.
Creare la struttura nel formato e nell'ordine definiti nella richiesta di offerta per dimostrare la capacità di seguire le indicazioni. Alcune RFP lasciano a te l'organizzazione della proposta, mentre altre hanno requisiti strutturali dettagliati. Ignorare o interpretare erroneamente questi è uno dei modi più rapidi per far cadere la proposta.
Usa numeri romani (come I, II, III) per ogni sezione principale. Le sottosezioni sono rientrate usando lettere maiuscole (come A, B, C). Le sezioni sotto queste sono denotate usando numeri (come 1, 2, 3). Se è necessaria un'altra sottosezione, utilizzare lettere minuscole (come a, b, c).
Il numero romano I può essere utilizzato come panoramica o sintesi della risposta RFP. Esprimi la portata dei servizi e dei requisiti del cliente in questa prima sezione. Spiegare come verrà affrontato il progetto e perché questo approccio soddisferà al meglio le esigenze del cliente. Continua a scrivere le intestazioni e le categorie del progetto presentate dal cliente utilizzando una combinazione di numeri romani, lettere e numeri.
Brainstorming di risposte a ciascuna sezione e sottosezione scrivendo risposte a ciascun requisito del cliente. Per la bozza iniziale, è possibile utilizzare parole e frasi. Ripeti questo passaggio per tutte le sezioni.
Crea le tue idee e aggiungi contenuti dettagliati a ciascuno di essi per soddisfare pienamente le esigenze del cliente. Probabilmente la tua proposta includerà alcuni "boilerplate" della tua azienda o un testo standard riutilizzabile. Indica nella tua struttura dove verrà utilizzato il boilerplate e quanto dovrà essere modificato per questa particolare RFP. Non abusare di un boilerplate o usarlo per ingrassare la tua proposta. I potenziali clienti apprezzano proposte succinte, dettagliate e attuabili.
Suggerimenti
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Potrebbe essere necessario sviluppare diverse bozze prima che venga sviluppata la RFP finale. Nota ogni bozza con un numero di versione diverso nel nome del file.
