Un'agenda per riunioni organizzata e sviluppata assicura che tutte le materie importanti vengano coperte in una determinata riunione. Una struttura di contorno aiuta a guidare la direzione dell'incontro in modo da non passare da un argomento all'altro, consentendo di condurre le imprese in modo più efficiente. Inizia il tuo schema del programma molto prima della riunione in modo da poter creare diverse bozze e inviarle ai partecipanti prima della riunione per fargli sapere cosa aspettarsi.
Annota tutti gli argomenti che devi coprire durante la riunione. Inizia nel modo più ampio possibile. Ad esempio, annota "Pianificazione", che può contenere diversi argomenti secondari. Utilizza le note di riunioni precedenti, e-mail e informazioni che hai per assicurarti di aver annotato tutti gli argomenti necessari.
Comunicare con altri pianificatori di riunioni o partecipanti e chiedere se hanno argomenti che richiedono attenzione. Date loro una scadenza per gli argomenti e gli oggetti proposti in modo da avere il tempo di fare qualsiasi ricerca di follow-up o corrispondenza, se necessario, quindi inserirli nella struttura.
Organizza i tuoi argomenti. Cerca argomenti che possono essere inseriti in un argomento più ampio. In caso contrario, esaminare ciascun argomento generale e suddividerlo in voci specifiche dell'ordine del giorno. Ad esempio, l'agenda di una riunione di produzione potrebbe contenere "conflitti di prova" e "date da ricordare" nell'argomento "Pianificazione".
Metti insieme i tuoi argomenti principali per ordine di importanza. Decidi quali argomenti devono andare per prima cosa sullo schema in base a quanto sono importanti, quanto tempo hai bisogno di discuterli e considerazioni speciali, come ad esempio la persona che presenta quella parte della riunione che ha bisogno di partire presto.
Inserisci i tuoi argomenti principali in un elenco verticale in grassetto, caratteri più grandi, intorno al carattere da 14 a 16 punti. Rientro o tab una volta e bullet ogni sottotipo direttamente sotto l'argomento principale. Puoi numerare o scrivere gli argomenti e gli argomenti secondari come desideri. Includere tutti i punti dettagliati al di sotto di ogni argomento secondario.
Proiettili e indentano anche quegli oggetti, quindi si siedono sotto l'argomento secondario, proprio alla sua destra. La maggior parte dei programmi software rientra automaticamente, puntata e numero quando si preme "Invio" e "Scheda" alla fine di un argomento principale o secondario.
Digitare tutte le informazioni necessarie sulla riunione nella parte superiore centrale del documento, inclusi il titolo e la data della riunione, l'ora, la posizione, gli invitati oi partecipanti previsti e le informazioni di contatto per l'organizzatore della riunione, probabilmente voi stessi.
Scrivi il nome del presentatore di ciascun argomento accanto al principale o all'argomento secondario, se applicabile. Nota quanto tempo stai dando ad ogni argomento. Controlla con il presentatore per essere sicuro di darle abbastanza tempo.
