Durante un audit, la gestione aziendale può ritenere di avere poco potere sul processo o sul risultato dell'audit. Tuttavia, una volta completata la verifica da parte del servizio di revisione interna, dei revisori aziendali o dei revisori esterni, la direzione aziendale assume la responsabilità di redigere una risposta al rapporto. Le risposte di controllo dovrebbero essere specifiche, tempestive e disporre del budget necessario.
Scrivere una solida risposta di audit è importante, perché i revisori dei conti e la direzione esecutiva considereranno la gestione aziendale responsabile per la consegna di eventuali miglioramenti di controllo a cui si impegnano.
Risposta a un rapporto di verifica
Impegnarsi in specifici rimedi alla debolezza del controllo identificata dagli auditor e non lasciare spazio per l'interpretazione delle proprie intenzioni. I revisori esamineranno la vostra risposta di revisione e determineranno se risolverà le debolezze di controllo che hanno identificato. Se il tuo rapporto con i revisori lo consente, avvicinati mentre stai redigendo ogni risposta e ottieni il loro feedback. Sii il più chiaro possibile nella tua risposta perché i revisori torneranno per verificare di aver preso le azioni a cui ti sei impegnato.
Stabilisci date realistiche per implementare i tuoi miglioramenti di controllo, come raccomandato dall'Ufficio dello Stato di New York del Controllore di Stato, ed essere generoso senza essere eccessivo. I punti deboli del controllo, in particolare quelli relativi ai sistemi informatici, possono richiedere più tempo per essere risolti di quanto inizialmente previsto. La maggior parte dei reparti di revisione e dei dirigenti aziendali si aspetta che tu possa apportare miglioramenti al programma che hai impostato. Le modifiche al lasso di tempo potrebbero essere consentite, ma saranno disapprovate a meno che non si sia verificato un drastico cambiamento nella vostra azienda per richiedere la modifica.
Conferma di avere il budget in atto o lo avrà in atto per apportare le modifiche di controllo a cui ti impegni nella tua risposta di controllo. Identificare tutti i costi, compresi gli aggiornamenti di apparecchiature e sistemi, riscrittura manuale delle procedure e ulteriore numero di dipendenti necessari per risolvere il problema di controllo. Incrementare le esigenze di budget per il proprio manager e assicurarsi che i fondi vengano riallocati da altre aree o che vengano rilasciati nuovi fondi per consentire la consegna dei miglioramenti entro i propri tempi. In generale, la direzione esecutiva comprenderà la necessità di miglioramenti del controllo raccomandati dai revisori e troverà fondi per le modifiche. Se ti impegni a controllare i miglioramenti nella tua risposta di revisione e non sei in grado di consegnarli a causa di carenze di budget, i revisori non lo accettano come scusa.
Designare un individuo o individui che saranno responsabili dell'attuazione dei cambiamenti di controllo. Più persone possono essere responsabili se la modifica coinvolge più di un reparto, ad esempio operazioni, tecnologia e risorse umane. Assicurarsi che gli individui nominati abbiano l'autorità per fare in modo che i cambiamenti avvengano.
Suggerimenti
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Indipendentemente da quanto frustrati siano con il processo di audit o il suo esito, cerca di mantenere le tue interazioni con i revisori e le tue risposte in modo professionale. Il tuo comportamento professionale pagherà dividendi quando interagirai con i revisori in futuro.
