Il modulo IRS W-4 è un certificato che l'agenzia fiscale federale richiede a tutti i nuovi dipendenti di compilare e restituire ai propri datori di lavoro. Il W-4 elenca il numero di quote di ritenuta alla fonte che il dipendente desidera richiedere. Maggiore è il numero di quote, minore è la quantità trattenuta. Il W-4 consente inoltre ai dipendenti di richiedere l'esonero dalla ritenuta alla fonte. In passato, l'IRS richiedeva ai datori di lavoro di inviare W-4 per determinati dipendenti, ma non è più così.
Sottomissione
Un tempo, l'IRS richiedeva ai datori di lavoro di presentare moduli W-4 quando un dipendente che guadagnava almeno $ 200 in salario richiedeva più di 10 detrazioni di ritenuta. Nel 2010, una franchigia ha esentato $ 3,650 delle retribuzioni del dipendente dall'imposta sul reddito. L'IRS richiedeva inoltre ai datori di lavoro di depositare gli W-4 per i dipendenti che chiedevano integralmente l'esenzione dalle imposte federali, in ragione del loro stato di deposito, reddito familiare, detrazioni ed esenzioni.
ritenuta
I datori di lavoro dovevano seguire le istruzioni IRS per trattenere secondo un limite al numero di esenzioni che consentiva al dipendente. I dipendenti dovevano rivedere i loro W-4 se volevano richiedere più esenzioni di quelle consentite e fornire una dichiarazione scritta che spiegasse la richiesta. La richiesta doveva essere approvata dall'IRS prima che il datore di lavoro potesse adeguare la trattenuta in base alle richieste del dipendente.
Nuovi regolamenti
I nuovi regolamenti approvati nel 2005 hanno modificato le linee guida per l'archiviazione di W-4 con l'Internal Revenue Service. Sebbene la legge richieda ancora che i dipendenti presentino gli W-4, non richiede in nessun caso l'archiviazione automatica dei moduli da parte del datore di lavoro.
Richieste scritte
L'IRS può ancora inviare una richiesta scritta per un datore di lavoro di inviare un W-4 per un dipendente specificato. L'agenzia sostiene che ora utilizza altri mezzi per determinare se un dipendente sta reclamando troppe eccezioni e ha trattenuto troppe tasse dai suoi assegni. Al ricevimento del W-4, l'IRS può richiedere che un datore di lavoro aumenti la ritenuta nei casi appropriati, attraverso l'uso di una lettera di "lock-in".
Lettere di blocco
Al momento di decidere che la trattenuta è insufficiente per uno specifico dipendente, l'IRS emette una lettera di "lock-in". La lettera indica il numero massimo di quote per quel particolare dipendente e la data in cui il datore di lavoro deve iniziare a trattenere in base a quel numero. Eventuali modifiche future alla ritenuta alla fonte devono essere approvate dall'IRS. Una copia dipendente della lettera di lock-in deve essere fornita al dipendente o, se del caso, il datore di lavoro deve informare l'IRS che il dipendente non lavora più per la società. La lettera di lock-in dà al dipendente un periodo di grazia durante il quale può presentare un nuovo W-4 e una dichiarazione di supporto.
