Il modulo 944 è stato appositamente progettato dall'Internal Revenue Service per alleviare le piccole imprese dalla necessità di presentare le dichiarazioni dei redditi dei dipendenti ogni trimestre tramite il modulo 941. Entrambe queste forme sono utilizzate per segnalare le imposte federali sul reddito, le detrazioni Medicare e Social Security trattenute dai controlli dei dipendenti. Il datore di lavoro è inoltre obbligato a segnalare i suoi contributi a Medicare e Social Security. Una volta che ti sei registrato come datore di lavoro con l'IRS, è abbastanza difficile per te qualificarti a non presentare il modulo 944, anche se non hai un singolo dipendente.
L'idea è che il piccolo imprenditore abbia anche bisogno di presentare la propria tassa ma, dal momento che sta registrando importi così limitati, non ha senso archiviare le tasse più di una volta l'anno. Sarebbe conveniente se riuscissero a farcela con un solo deposito annuale.
Modulo 944 vs. 941
Sia il modulo 941 che il modulo 944 sono utilizzati dai datori di lavoro per denunciare le imposte sul lavoro dei propri dipendenti. Quindi, come si presenta la situazione per Form 944 vs. 941?
La differenza principale tra i due è che il modulo 944 viene archiviato ogni anno, anziché trimestrale come il 941. Come datore di lavoro, non è consentito utilizzare entrambe le forme nello stesso anno per lo stesso periodo. È possibile utilizzare l'uno o l'altro, che dipende dalle circostanze specifiche. La maggior parte dei datori di lavoro preferisce presentare il modulo 941, il che significa che effettuano il deposito trimestrale. Solo quando un datore di lavoro soddisfa le qualifiche è consentito presentare il modulo 944.
Chi usa il modulo 944?
Il modulo 944 è destinato a uno scopo specifico, ossia quello di aiutare i più piccoli datori di lavoro a presentare le loro imposte sul lavoro ogni anno, anziché trimestralmente. L'IRS considera un datore di lavoro piccolo quando i loro pagamenti fiscali per l'imposta sul lavoro non sono più di $ 1.000 in un anno. Tuttavia, ci sono alcuni altri requisiti che è necessario soddisfare per qualificarsi per il modulo 944.
Notifica dall'IRS
Vi sono situazioni in cui l'IRS notificherà a un datore di lavoro che dovrebbero utilizzare il modulo 944 per presentare le proprie imposte sul lavoro. Quando ciò accade, il datore di lavoro è obbligato a presentare il modulo 944 per le imposte sul lavoro su base annuale. Ciò vale anche se il datore di lavoro preferirebbe utilizzare il modulo 941 per presentare le proprie imposte sul lavoro.
A volte, un nuovo datore di lavoro prevede che ragionevolmente non pagheranno più di $ 1.000 di tasse sull'occupazione nel loro primo anno di attività. In tal caso, possono presentare il modulo 944 e indicare le loro aspettative nelle righe 13 e 14 del modulo SS-4 o SS-4PR contemporaneamente alla richiesta di un numero di identificazione EIN o del datore di lavoro.
Se il datore di lavoro non fornisce queste informazioni quando stanno facendo domanda per il loro EIN, è previsto che utilizzino il modulo 941 per presentare le loro imposte sul lavoro trimestralmente.
Chi archivia il modulo 944?
Non importa se hai un singolo dipendente o se ne hai 10; finché hai dipendenti nel corso dell'anno, dovresti presentare il modulo 944. Inoltre non importa se i dipendenti hanno guadagnato pochi soldi o un sacco di soldi quell'anno.
I tuoi requisiti di archiviazione si baseranno sugli stipendi che hai pagato ai tuoi dipendenti durante l'anno solare. Questo è importante da ricordare poiché ci sono situazioni in cui i dipendenti possono aver guadagnato salari nell'anno precedente, ma li hai pagati nell'anno corrente. Di conseguenza, i requisiti di archiviazione saranno basati sugli stipendi che hai pagato, indipendentemente dal periodo in cui sono stati guadagnati.
Ad esempio, supponiamo che i dipendenti abbiano lavorato in una determinata settimana, ma siano stati pagati una settimana dopo. Si dà il caso che questa sia stata la settimana in cui è avvenuta la transizione da dicembre a gennaio. A gennaio, hai pubblicato il libro paga per le ore lavorate a dicembre. Segnalerai tutti gli stipendi che paghi ai tuoi dipendenti all'IRS in base all'anno solare. Ciò significa che dovresti presentare il modulo 944 per tutti gli stipendi di dicembre pagati a gennaio.
Datori di lavoro senza dipendenti
È ragionevole chiedersi cosa succede quando non si hanno dipendenti. Dovresti comunque presentare il modulo 944? Dovresti presentare il modulo 941? C'è qualche altro tipo di modulo da archiviare? Ci sono cinque situazioni da considerare: business chiuso; nessun dipendente; cambiamento nella struttura aziendale; venduto l'attività o unito l'attività. Ogni scenario ha regole diverse per l'archiviazione.
Affari chiusi o nessun dipendente
Se non hai dipendenti e non pensi che assumerai qualcuno in futuro, dovrai compilare il Modulo 944 un'ultima volta.
Se decidi di voler chiudere la tua attività, devi anche presentare un modulo finale 944.
Nella seconda pagina, terza parte del modulo 944, è necessario contrassegnare la casella e inserire la data dell'ultima busta paga. Dovresti anche includere una nota che avvisa l'IRS dove riceveranno i dati del libro paga e chi li conserverà. Questo è importante in quanto l'IRS deve sapere che possono tenere traccia dei tuoi record in qualsiasi momento, anche dopo aver chiuso la tua attività. Pertanto, non si deve trascurare di archiviare il modulo 944.
Modificata la tua struttura aziendale legale
Diciamo che la tua attività è iniziata come una partnership e ora vuoi convertirla in una ditta individuale. In questo caso, dovrai richiedere un nuovo numero di identificazione del datore di lavoro. E poi, puoi presentare il Modulo 944. Dovrai, tuttavia, includere una dichiarazione nel modulo che indichi la natura della modifica alla struttura della tua attività, come il passaggio da una partnership a una ditta individuale. Dovrai anche menzionare quando è avvenuta la modifica e il nome e l'indirizzo della persona che conserva i tuoi dati sui salari.
Hai venduto la tua attività
Se vendi la tua attività, la situazione è simile a ciò che accade quando stai chiudendo la tua attività. Dovresti presentare un ultimo Form 944 e riportare tutti gli stipendi che hai pagato ai tuoi dipendenti prima della vendita dell'azienda. Qualsiasi stipendio che viene pagato dal nuovo datore di lavoro ai dipendenti dopo la vendita sarà responsabilità del datore di lavoro da segnalare.
Hai unito la tua attività
La stessa regola in cui vende la tua attività si applica se unisci la tua attività commerciale con un'altra. Quello che stai facendo in modo efficace è terminare un'azienda e iniziarne un'altra. Può anche essere considerato un cambiamento nella struttura della tua attività, ad esempio quando lo converti da una ditta individuale a una società.Dovresti presentare un ultimo Form 944 e riportare tutti gli stipendi che hai pagato ai tuoi dipendenti prima della fusione.
In tutte le circostanze, è necessario ricordare che lo scopo del modulo 944 è di consentire al titolare della piccola impresa di presentare le imposte in modo conveniente. Se paghi più di $ 1.000 di tasse in un determinato anno e hai diversi dipendenti, non ha più senso archiviare il modulo 941, ma è anche obbligatorio.
