Sempre più aziende sono in outsourcing per la gestione dei progetti o assumono professionisti per gestire questo compito. Con i cambiamenti nel settore, può essere difficile trovare persone qualificate che siano in cima alle ultime tendenze e strategie. Solo il 2,5 percento delle organizzazioni completa con successo tutti i loro progetti. Un incredibile 70 percento dei progetti fallisce. Considerando questi numeri, ci si potrebbe chiedere se valga la pena assumere un project manager. Proprio come tutto il resto, ci sono vantaggi e svantaggi da considerare. Un project manager esperto può ridurre le spese, semplificare la gestione del flusso di lavoro e far crescere la tua attività.
Project Management Pro
Che tu stia gestendo una piccola azienda o un'organizzazione consolidata, potresti non essere in grado di gestire tutti i tipi di progetti dall'inizio alla fine. Alcuni progetti sono estremamente complessi e hanno una scadenza ristretta o richiedono abilità speciali che la tua squadra potrebbe non avere. Un project manager qualificato può aiutarti a organizzare e gestire le attività che richiedono più tempo. Un project manager esperto motiverà anche il tuo team, gestirà le risorse, misurerà i risultati, fornirà feedback e troverà modi per aumentare la qualità e ridurre i costi o il tempo. Altre competenze di gestione del progetto includono tecniche di pianificazione avanzate, risposta ai cambiamenti, miglioramento della comunicazione, controllo della qualità e gestione del rischio.
Impostazione degli obiettivi efficiente
La maggior parte dei progetti fallisce semplicemente perché i manager mancano di un obiettivo chiaro. Nel 2013, meno di un terzo di tutti i progetti sono stati consegnati in tempo e nel budget assegnato. Per questo motivo, la definizione degli obiettivi SMART è fondamentale. Gli obiettivi SMART sono specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e limitati nel tempo. Questo è ciò che l'acronimo SMART rappresenta. Gli obiettivi SMART garantiranno che i tuoi progetti vengano consegnati in tempo senza superare il budget. I project manager professionisti hanno le competenze e gli strumenti necessari per creare previsioni, gestire i costi del progetto e determinare i rischi lungo l'intero ciclo di vita del progetto.
Comunicazione migliorata
La gestione dei progetti consente una comunicazione più efficiente tra i leader e gli altri dipendenti coinvolti nel progetto. I project manager esperti sono efficaci nel gestire gli stakeholder che sono fondamentali per il successo del progetto. I project manager mantengono la coesione del team, facilitano le riunioni, sollecitano esperti in materia, elaborano idee e monitorano il feedback in tempo reale. La comunicazione è facilmente l'aspetto più critico di qualsiasi progetto ed è una competenza necessaria per ogni professionista del progetto.
Maggiore soddisfazione del cliente
I progetti possono offrire nuove funzionalità e aprire nuovi servizi o prodotti per deliziare i clienti, oppure i progetti possono contribuire a ridurre i costi per i clienti. Poiché le metodologie di gestione dei progetti privilegiano i fattori di qualità, come le caratteristiche che i clienti desiderano, le aziende con una gestione di progetti di successo sperimentano una maggiore soddisfazione del cliente. Ciò si traduce in maggiori entrate e crescita del business. La tua organizzazione sarà nota per fornire risultati eccellenti.
Alto livello di competenza
Assumendo un project manager o progetti di outsourcing, la tua azienda beneficerà di un elevato livello di competenza. Le persone all'interno della tua organizzazione impareranno cose nuove e acquisiranno una nuova prospettiva che contribuirà alla loro crescita professionale. Inoltre, la gestione del progetto ti consentirà di liberare il tuo tempo per concentrarti sugli aspetti fondamentali della tua attività. Un project manager esperto sarà in grado di articolare il processo del progetto e gestire tutte le aree del progetto, compreso il personale e la conformità.
Accurata valutazione del rischio
Oltre il 75% delle aziende non ha fiducia nel successo del progetto. Rielaborazione eccessiva, creep di portata, scarsa comunicazione e obiettivi poco chiari sono spesso i colpevoli. La gestione dei progetti consente di assumere rischi calcolati e allocare le risorse in modo più efficiente. Identificherai quali sono i rischi prima ancora di iniziare. In questo modo, è possibile pianificare eventuali problemi nelle fasi iniziali e prendere decisioni più intelligenti in caso di rischi durante il ciclo di vita del progetto. Un'efficace gestione dei rischi consente inoltre di cogliere rischi o opportunità positivi quando si presentano.
Gestione del progetto
Se un project manager non ha la giusta esperienza o conoscenza, ci sono molti problemi che possono sorgere. Perdita di risorse, problemi di pianificazione, problemi di sicurezza e conflitti interpersonali sono i principali svantaggi della gestione dei progetti. Inoltre, la tua organizzazione potrebbe sostenere costi elevati esternalizzando il lavoro o assumendo nuovi dipendenti per completare il progetto. A volte, la gestione dei progetti può interferire con le operazioni quotidiane o andare drasticamente in errore.
Alti costi
Se stai assumendo un project manager, prevedi di investire in software specializzati. Questi programmi possono essere costosi e difficili da implementare. Dal momento che anche il tuo team li utilizzerà, potrebbe aver bisogno di addestramento. A seconda delle esigenze, potrebbe essere necessario assumere esperti o specialisti in materia per contribuire a un progetto. Spesso, ci sarà una spinta da parte degli stakeholder per includere funzionalità che inizialmente non erano state pianificate. Tutti questi problemi possono sommare rapidamente il costo di un progetto.
Complessità aumentata
La gestione del progetto è un processo complesso con più fasi. Alcuni esperti tendono a complicare ogni processo, il che potrebbe confondere la tua squadra e causare ritardi nella consegna del progetto. Possono anche diventare rigidi o precisi nei loro piani, creando un ambiente stressante all'interno dell'organizzazione. In genere, i progetti con un ambito di grandi dimensioni saranno più complessi da offrire, soprattutto se non esiste un team dedicato esclusivamente al lavoro sul progetto. I membri del team interfunzionali potrebbero rimanere indietro nel loro lavoro quotidiano, aggiungendo un ulteriore livello di complessità.
Spese generali di comunicazione
Quando assumi un team di gestione del progetto, nuovi dipendenti si uniscono alla tua azienda. Questo aggiunge un ulteriore livello di comunicazione e potrebbe non corrispondere sempre alla tua cultura organizzativa. Ecco perché gli esperti consigliano di mantenere la tua squadra il più piccola possibile. Più grande è una squadra, maggiore è il sovraccarico della comunicazione. A volte è necessario un grande team per un progetto, quindi è importante trovare project manager che abbiano forti capacità comunicative in una varietà di persone.
Mancanza di creatività
A volte, la gestione del progetto lascia poco spazio alla creatività. I team leader si concentrano eccessivamente sui processi di gestione o fissano scadenze ravvicinate, costringendo il loro personale a lavorare con parametri rigorosi. Ciò può scoraggiare il pensiero creativo e ostacolare l'innovazione che potrebbe portare benefici al progetto. È importante per un project manager sapere quando ispirare la creatività e quando seguire rigorosamente il piano del progetto.
Un'organizzazione può crescere e raggiungere il successo senza un team di gestione del progetto. Tuttavia, assumere un professionista qualificato per gestire questi aspetti può aprire nuove opportunità e aiutare la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi più velocemente.
