La separazione dei compiti in contanti è una tattica per ridurre il rischio di perdita di denaro accidentale e intenzionale da parte dei dipendenti. La persona che ha più probabilità di rubare denaro da un'azienda è un dipendente a lungo termine in un ambiente di lavoro privo di separazione delle funzioni. La segregazione dei dazi in contanti è più comune nelle grandi società, ma le piccole imprese possono anche beneficiare di una separazione minima delle funzioni o di avere un manager che supervisiona e rivede completamente i dazi in contanti. La corretta separazione delle funzioni in un'attività di cassa richiede l'autorizzazione, la custodia, la registrazione e la riconciliazione.
Autorizzazione
L'autorizzazione è il primo passo nella catena di custodia. Solo una persona è autorizzata a svolgere un compito. Ad esempio, una persona può ricevere posta e assegni, ma non deve conservare i controlli in custodia, registrarli o riconciliare il libro mastro su cui sono stati inseriti gli assegni. Inoltre, può autorizzare o preparare depositi, ma non può andare in banca per depositare i soldi. A volte, in un'azienda di piccole dimensioni, la persona che autorizza un assegno può riconciliarlo solo se un altro dipendente o manager lo ha depositato e registrato.
Custodia
La durata della custodia dipende dal dovere. Ad esempio, un cassiere che gestisce i soldi per un turno di otto ore nella maggior parte dei casi non dovrebbe riconciliare il proprio cassetto di cassa. Sarebbe accettabile per lei contare e registrare i suoi totali di fine giornata, ma un superiore dovrebbe riconciliare i totali per verificare il denaro rispetto alle entrate. Ciò garantisce che tutto il denaro sia contabilizzato e che nessuno manchi.
Registrazione
La registrazione è l'obbligo di pagamento che richiede a un manager o dipendente di registrare fisicamente o elettronicamente un totale in contanti sui libri contabili della società. Questo dazio in contanti garantisce una traccia cartacea che segue il denaro. Nel nostro precedente esempio, il manager che ha riconciliato il cassetto della cassa dovrebbe ottenere un altro manager per registrare il denaro in cambio di deposito o denaro contante. Quando più persone gestiscono denaro contante, è essenziale separare le funzioni durante la catena di custodia.
Riconciliazione
La riconciliazione è l'ultimo passo nella separazione delle funzioni di cassa e della catena di custodia. Garantisce che tutti coloro che hanno gestito il denaro abbiano effettuato il pagamento in contanti, assegni o depositi correttamente. Quando un manager o un dipendente riconcilia i totali di cassa per il giorno o la settimana, fornisce all'azienda l'opportunità di rilevare eventuali errori nella contabilità o scoprire potenziali furti interni. L'azienda dovrebbe sempre riconciliare una persona diversa da quella che ha ricevuto, gestito o registrato il denaro.
