I controlli interni forniscono un sistema di controlli e contrappesi che opera per prevenire errori di inserimento dati intenzionali o non intenzionali, frodi e furti. Un forte sistema di controllo interno deve garantire che nessun dipendente o gruppo di dipendenti mantenga troppo controllo o influenza su flussi di cassa, dati finanziari, inventario e altre attività aziendali. Separare i doveri il più possibile è uno dei modi migliori per proteggere la tua attività.
Separare i doveri incompatibili
La completa separazione delle funzioni separa le funzioni incompatibili: attività o attività che offrono a uno o più dipendenti l'opportunità di commettere e nascondere errori, frodi o furti. L'Istituto dei revisori interni identifica la custodia di beni, autorizzazioni e approvazioni e registra e riferisce come le tre categorie chiave di doveri incompatibili. Secondo l'AII, le responsabilità del flusso di lavoro dovrebbero impedire a una sola persona di avere accesso e responsabilità per la contabilizzazione delle attività finanziarie e fisiche.
Prevenire il furto e la frode
Il libro paga e gli acquisti sono due aree che richiedono la separazione delle funzioni. Nel dipartimento buste paga, previeni i dipendenti fantasma - qualcuno registrato nel sistema dei salari ma chi non lavora per te - assicurandosi che il responsabile della raccolta e della gestione delle informazioni personali e finanziarie dei dipendenti non elabori anche i salari. Difenditi dagli acquisti non autorizzati o dal favoritismo dei venditori separando le funzioni di immissione degli ordini e autorizzazioni.
Riduci gli errori
La separazione delle funzioni può aiutare a ridurre gli errori non intenzionali che influiscono sul risultato finale. Un esempio comune è la nomina di un caposquadra o di un supervisore per rivedere e confrontare le transazioni con la documentazione di supporto, come il confronto delle cartelline dei dipendenti con un rapporto sulle buste paga. Proprio come i doveri di entrata e di autorizzazione degli ordini proteggono da casi di furto e frode, separare questi compiti e richiedere alla persona con responsabilità autorizzative di ricontrollare i totali - può anche ridurre gli errori di immissione dei dati.
Considerazioni sulle piccole imprese
Le piccole imprese con solo pochi dipendenti o con un budget limitato per le assunzioni non possono sempre ottenere una segregazione completa. In questo caso, i controlli attenuanti sono essenziali. Anche se i controlli compensativi sono "detective" piuttosto che preventivi, possono comunque fornire una ragionevole garanzia che il dipartimento rispetti gli obiettivi di mitigazione del rischio. Ad esempio, la revisione dei rapporti giornalieri e settimanali, la rotazione regolare delle mansioni, la conduzione di verifiche spot non annunciate sulle transazioni finanziarie o un conteggio dell'inventario fisico annunciato e la pianificazione di audit interni biennali sono tutti buoni controlli investigativi.
