La contabilità è una funzione aziendale dettagliata in cui le aziende registrano, segnalano e analizzano le transazioni finanziarie. Queste informazioni forniscono comunemente supporto per decisioni di gestione e decisioni di investimento per gli stakeholder aziendali esterni. Generalmente, le informazioni contabili richiedono documentazione per report contabili e dichiarazioni preparati. Questa documentazione supporta le informazioni contabili e fornisce a un individuo più documenti o figure per valutare il report.
manuali
I manuali di contabilità documentano le politiche e le procedure specifiche seguite da un'azienda durante la gestione delle informazioni finanziarie. Negli Stati Uniti, i principi contabili generalmente accettati (GAAP) sono i più autorevoli standard contabili. Il GAAP è basato su principi, il che significa che le aziende hanno un certo grado di libertà quando applicano i principi alle informazioni finanziarie della loro azienda. Tuttavia, titolari e gestori di attività commerciali in genere creano un manuale per fornire documentazione di supporto sui metodi specifici che utilizzano quando applicano GAAP. Le aziende pubbliche devono anche divulgare queste informazioni nelle loro relazioni finanziarie rese pubbliche.
Informazioni sulla transazione
Le aziende spesso richiedono una certa quantità di informazioni o documentazione per diverse transazioni finanziarie. Ad esempio, gli addetti alla contabilità fornitori generalmente includono un ordine di acquisto, un biglietto ricevente e una fattura fornitore quando richiedono la firma del proprietario per un assegno. Questa documentazione aiuta i proprietari a comprendere lo scopo del controllo e a verificarne l'esattezza e la validità. Altre transazioni richiedono documentazione simile per le transazioni contabili. La data, l'importo, lo scopo della transazione, la firma del preparatore, la firma dell'autorizzazione e altre informazioni possono essere necessarie per le transazioni contabili.
Audit Trail
Una pista di controllo è spesso la procedura di documentazione più comune nella contabilità. Le informazioni di audit trail aiutano le persone a vedere come il reparto contabilità completa le transazioni finanziarie e contabili. I sistemi di contabilità informatizzata hanno rafforzato il processo di audit trail perché la maggior parte dei sistemi registra un timbro di data / ora che dettaglia la registrazione delle transazioni. Altre procedure di audit trail comprendono la fornitura del documento iniziale di transazione, note scritte a mano relative a assegni matematici o altri calcoli, copie della registrazione prima nota e un timbro che indica la ricevuta della transazione da parte della società o l'iscrizione nel libro mastro contabile.
