Nella sua forma più semplice, il controllo interno è la somma di tutto ciò che l'azienda fa per identificare e ridurre i rischi che, secondo gli Stati Uniti.Small Business Administration, spesso consumano circa il 5% delle entrate annuali di un'azienda. Sebbene le aziende di tutte le dimensioni affrontino rischi di frode, furto e abuso di beni aziendali, le piccole imprese con procedure di documentazione inadeguate sono spesso più vulnerabili. Le procedure di documentazione contribuiscono e fanno parte di forti controlli interni.
Aumento della responsabilità
Sebbene procedure di documentazione ben sviluppate rafforzino i controlli interni sia preventivi che investigativi, procedure di documentazione inadeguate sono la ragione principale per cui alcune imprese non scoprono che il furto o la frode si verificano fino a quando non è troppo tardi, osserva la "Journal of Accountancy". Le procedure formali di documentazione forniscono una guida per l'implementazione dei controlli e aumentano la responsabilità, poiché i dipendenti devono dimostrare e verificare, piuttosto che dichiarare semplicemente, che hanno seguito o eseguito un controllo interno.
Valore probatorio
Le procedure di documentazione creano prove rintracciabili, tra cui chi è stato coinvolto in un'attività o una transazione finanziaria e quando e come è stata coinvolta. È possibile creare procedure come la stampa di data e ora che funzionano dietro le quinte e impostare le regole di documentazione da seguire per i dipendenti. Entrambi sono ugualmente importanti per la ricostruzione delle azioni durante la tracciabilità delle transazioni e la creazione di tracce di controllo. Ad esempio, gli scontrini dei giustificativi firmati, le copie dei piccoli assegni di rifornimento di contante, l'ID di accesso di un dipendente e i timbri di data e ora del computer forniscono tutti elementi di prova.
Gestione delle informazioni più sicura
Gli allegati effettivi o scansionati, le note a piè di pagina in un report finanziario e il registro delle modifiche di un computer sono esempi di procedure di documentazione che contribuiscono e rafforzano i controlli di gestione delle informazioni. Sono tutti utili per documentare i motivi per correggere o correggere documenti cartacei o elettronici, che in ultima analisi aiutano a prevenire e rilevare frodi e furti dei dipendenti. Un timbro con data e ora corrispondente e la prova di approvazione preventiva, come le iniziali del direttore del reparto, rafforzano ulteriormente i controlli sulla gestione delle informazioni.
Migliore controllo di qualità
Oltre a prevenire le frodi interne ed esterne, le procedure di documentazione di magazzino e gestione dell'inventario possono supportare i controlli di qualità. Questi includono la richiesta ai dipendenti del magazzino di contare, ispezionare e documentare la merce in entrata e in uscita danneggiata. Le procedure di prevenzione di frodi e furti che contribuiscono a un buon controllo interno includono una regola della documentazione che obbliga i dipendenti a compilare, firmare e inviare un foglio di prelievo per ogni ordine cliente in uscita e procedure di codifica che registrano e identificano gli articoli di magazzino, comprese descrizioni, numeri di parte, unità di misura e quantità.
