La comunicazione iniziale tra un potenziale cliente e uno studio legale è di solito al telefono, gestita da un addetto alla reception. Di conseguenza, è importante che l'addetto alla reception dell'azienda sia professionale e cortese in ogni momento. Mantenere la professionalità a volte può essere una sfida, tuttavia, soprattutto per gli addetti alla reception che rispondono ad un elevato volume di chiamate su base giornaliera. Ma ci sono alcuni principi che devi sempre seguire quando rispondi alle chiamate in uno studio legale.
Presa di chiamata iniziale
Accetta ogni chiamata annunciando il nome dello studio legale, identificandoti per nome e chiedendo in che modo puoi essere di aiuto al chiamante. Ad esempio, "Buongiorno, questo è lo studio legale di X e Y, Jane che parla, con chi sto parlando?" Una volta identificato il chiamante per nome, chiedi "Come posso aiutarti oggi, signora Z", e fare riferimento al chiamante per nome durante il resto della conversazione. Prendere appunti durante ogni chiamata può essere utile, specialmente per quanto riguarda i nomi. Mantieni un tono positivo durante la conversazione, sii paziente e non perdere mai la calma. Evita l'uso di espressioni gergali, gergali o non parole come "uh huh" e "um".
Identificazione delle esigenze del chiamante
È molto importante ascoltare attentamente chi chiama e identificare i suoi bisogni e fornirle le informazioni richieste in modo chiaro e conciso. Ogni chiamante cerca assistenza per ottenere le informazioni necessarie o trovare la persona giusta con cui parlare.
Instrada il chiamante alla persona appropriata in azienda
Se il chiamante richiede le informazioni migliori fornite da un avvocato, informa il chiamante che ha bisogno di parlare con qualcun altro e chiedergli di tenere il trasferimento. Contattare l'avvocato a cui si intende trasferire la chiamata, annunciare il chiamante per nome, indicare lo scopo della chiamata e trasferire la chiamata se l'avvocato è disponibile. Nessun chiamante deve essere lasciato in attesa per più di 45 secondi. Dopo 45 secondi, chiedi al chiamante se vuole continuare a trattenere, vorrebbe essere richiamato quando un avvocato è disponibile o preferirebbe richiamare più tardi.
Fine chiamata
Prima di terminare ogni chiamata, chiedere se si può essere di ulteriore assistenza prima di terminare la chiamata. Ringrazia il chiamante per aver considerato lo studio legale. È raro che un receptionist legale riesca a convincere un potenziale cliente ad assumere uno studio legale, ma è molto facile per un addetto alla reception perdere un cliente per uno studio legale essendo poco professionale, scortese o scortese.
