Quando le aziende determinano la necessità di acquistare materiali o di eseguire riparazioni, l'agente di acquisto o il proprietario richiederanno un'offerta o una stima dei costi delle forniture e / o uno specifico ambito di lavoro. È consuetudine che il proprietario o l'agente richieda un'offerta da diverse società concorrenti per individuare il miglior fornitore. Quando viene scelto l'appaltatore vincente, è cortesia professionale informare gli offerenti che non hanno avuto successo. Tieni presente che potresti desiderare che i fornitori facciano offerte per i tuoi progetti futuri.
sfondo
Il primo processo per ottenere una citazione, noto professionalmente come una richiesta di quotazione (RFQ), è di delineare lo scopo del lavoro. Poiché l'agente di acquisto rivede e respinge le offerte inviate, è necessario essere a conoscenza dell'esatta attività da eseguire e dei risultati previsti, in modo che le informazioni possano essere inoltrate alla società che invia.
Il proprietario o l'acquirente vorranno anche avere in mente un'idea di quanto costerebbe il progetto. Se si ricerca e si stima che una riparazione del tetto su una prigione della contea dovrebbe costare meno di $ 350.000 e tutte le offerte restituiscono più di $ 500.000, è necessario esaminare i dettagli. Potresti avere un budget irrealistico, o le società offerenti potrebbero essere semplicemente troppo care.
La lettera di rifiuto
Se le offerte sono troppo alte, abbassale. Ricordando che potresti voler fare affari con queste compagnie in futuro, non vorrai lasciarli a bocca aperta. È professionale e cortese inviare una lettera di rifiuto standard.
La richiesta di ri-offerta
Potrebbero esserci momenti in cui una proposta viene inviata che è fuori dal marchio. Forse il rappresentante o l'appaltatore ha frainteso lo scopo del lavoro, o forse hai deciso di eliminare una parte del lavoro. Invia una lettera corretta per richiedere una nuova offerta. Nel tuo documento, offri suggerimenti, chiarimenti o modifiche all'offerente.
Rifiuta tutto
A volte è possibile che tutte le offerte arrivino troppo in alto. Quando ciò accade, dovresti inviare una lettera a tutti gli offerenti che notificano che tutte le citazioni sono state rifiutate e consigliare loro una data in cui saranno accettati nuovi invii.
Eliminazione a causa delle specifiche
Alcune aziende, in particolare organizzazioni non profit, devono aderire a un processo di proposta molto dettagliato. L'Università del Tennessee, ad esempio, richiede che gli offerenti presentino la loro proposta in una busta identificata con il nome, l'indirizzo, la richiesta di quotazione e le informazioni sulla licenza dell'appaltatore. Quando vengono ricevute offerte che mancano di informazioni pertinenti come delineate, è sufficiente restituire l'invio con una breve lettera che spieghi che il processo di invio non è stato seguito correttamente.
