Potresti avere una grande idea per un progetto degno, ma non potrebbe andare da nessuna parte se il rapporto che hai preparato per supportare il tuo passo rimane non letto. Un sommario esecutivo condensa la relazione in una panoramica succinta, portando le informazioni più importanti in primo piano - letteralmente. È un documento separato che accompagna il tuo rapporto, posizionato nella parte anteriore.
Vincere il pubblico fin dall'inizio
L'obiettivo finale di un sommario esecutivo è che vincerà il tuo pubblico prima che il lettore arrivi anche al tuo rapporto o se non vuole leggere il tutto. Non deve superare il 10 percento della lunghezza del rapporto e in nessun caso più di 10 pagine. Vuoi che il tuo lettore sia in grado di superarlo senza investire un sacco di tempo che potrebbe non avere a sua disposizione. Rendi il tuo scritto il più convincente possibile perché questa potrebbe essere la tua unica possibilità di dichiarare il tuo caso se il tuo pubblico non legge i dettagli contenuti nel tuo rapporto. Ogni frase ha un valore - ognuno dovrebbe stimolare l'interesse del lettore.
Evidenzia i punti chiave
Scrivi prima il tuo rapporto. Mentre lo leggi, prendi nota delle informazioni più importanti in ogni sezione. Dovrai dedicare una piccola sezione del tuo riassunto a ciascuna delle sezioni già contenute nel tuo rapporto. Le sezioni dovrebbero apparire nello stesso ordine in modo che il lettore possa facilmente trovare informazioni più approfondite se è interessato. Dedicare un punto elenco o alcune frasi - al massimo un paragrafo - a ciascuna sezione, spiegando le informazioni che hai scelto di evidenziare. Evita di ripetere le stesse affermazioni che hai fatto nel rapporto - metti un nuovo giro sulle informazioni.
Considera la tua idea di business
A seconda del progetto, le sezioni del report e, per estensione, il tuo riepilogo saranno diverse. Avrai voglia di iniziare con un'introduzione e terminare con una conclusione, entrambe le quali dovrebbero servire come pitch di vendita di bookend. Ma la carne della tua relazione e sintesi sarà dedicata al tuo progetto specifico. Se stai chiedendo un finanziamento per un progetto, ad esempio, il tuo rapporto includerà una sezione che fornisce dettagli sulla tua azienda e una dichiarazione di missione, che dovrebbero essere entrambi ridotti a poche righe nel tuo sommario. Un'altra sezione del rapporto potrebbe essere dedicata a una dichiarazione finanziaria. Usa il tuo sommario per dare cifre di fondo senza i dettagli e indica quali finanziamenti hai bisogno dal tuo lettore.
Se il tuo obiettivo è quello di commercializzare un nuovo prodotto, il tuo rapporto dovrebbe includere una descrizione delle tue ricerche di mercato e dei tuoi risultati, quindi dedica una sezione del tuo sommario per ritagliare queste informazioni fino a una leggibilità gestibile.
Promuovere un'idea politica
Se il tuo progetto comporta modifiche alle policy, il tuo rapporto potrebbe includere una spiegazione del problema in questione, i tuoi suggerimenti, una ricerca che ti ha aiutato ad arrivare ai tuoi suggerimenti e considerazioni per l'implementazione.Non dovresti includere una sezione che evidenzi le tue finanze, ma dovrebbe comunque affrontare i costi se il tuo cambiamento comporterà delle spese per la società o l'istituzione. Indica il tuo importo in dollari proiettato nel riepilogo e dedica una o due frasi per spiegare perché è così importante che l'azienda effettui questa spesa. Puoi anche dare suggerimenti su dove potrebbe arrivare il finanziamento.
