Come i campi da golf executive, che sono più brevi e richiedono meno tempo per giocare rispetto ai corsi tradizionali, un sommario esecutivo è la forma abbreviata della lunga relazione che hai scritto. Ciò non significa che sia meno importante, comunque. Per essere più efficace, dovrebbe seguire un formato di sommario esecutivo specifico. Il tuo sommario esecutivo verrà letto da persone che non hanno molto tempo a disposizione. Ha bisogno di catturare la loro attenzione e tenerla attraverso tutti i punti vitali che vuoi che loro sappiano e, quando hanno finito, essere entusiasti di saperne di più.
La definizione del sommario esecutivo
Un sommario esecutivo è la versione mini di qualsiasi documento importante che scrivi. In quanto tale, dovrebbe toccare tutto nella relazione. Come il tuo documento principale, più grande, il sommario esecutivo è formale perché accompagna i rapporti formali. Dovrebbe essere scritto in terza persona come se qualcuno stesse raccontando agli altri della tua attività. In una sola o tre pagine, è necessario spiegare cosa fa la tua attività, chi è il suo mercato di riferimento e come la tua azienda è superiore ad altre aziende del suo genere.
Tuttavia, un sommario esecutivo non dovrebbe essere orientato alle vendite. Non è un pezzo di marketing. Mantenere il tono informativo, ma non esagerare i fatti. Il sommario esecutivo dovrebbe essere in grado di reggersi da solo, in modo che, dopo averlo letto, il lettore abbia un'immagine completa, anche se abbreviata, della tua attività e dello scopo del rapporto.
Quando utilizzare un riepilogo esecutivo
Scrivere un sommario esecutivo per qualsiasi rapporto formale è una strategia intelligente per leggere il tuo lungo rapporto. Ciò non significa che ne hai sempre bisogno, comunque. Potresti passare giorni a lavorare su un budget, che, ovviamente, è importante e potrebbe essere considerato formale. Ma non è necessario un sommario esecutivo per accompagnarlo. I riepiloghi esecutivi sono per documenti complessi e lunghi che la gente potrebbe non leggere interamente.
Rapporti scritti per attirare investitori, ottenere prestiti o incoraggiare partnership sono spesso lunghi. Prima che qualsiasi individuo, banca o venture capitalist accetti di investire o collaborare con te, vorranno sapere tutto sulla tua attività. Ciò richiede un lungo documento da parte tua. Ma non hanno il tempo di leggere ogni rapporto lungo che attraversa la loro scrivania.
Esamineranno comunque il sommario esecutivo. Se sembra interessante ed è facile da comprendere, leggeranno l'intero riassunto. Dopo averlo letto, dovrebbero avere un'istantanea completa della tua attività, dei tuoi obiettivi e di ciò che stai chiedendo loro. Quindi, possono guardare le pagine del report stesso per la versione più completa di qualsiasi cosa abbia attirato il loro interesse.
Modello di sommario esecutivo
Il sommario esecutivo dovrebbe seguire l'ordine del tuo rapporto più ampio. Questo formato rende più facile per i lettori trovare le informazioni a cui sono interessati per saperne di più. Un esempio di modello di sommario esecutivo da seguire è:
Scopo del rapporto: Può essere una frase o un breve paragrafo.
Descrizione dell'azienda: Nome completo dell'azienda, lo scopo della società, breve storia (fondata nel 2017 per …) e per che cosa è conosciuta l'attività.
Mercato di destinazione: Chi utilizza i tuoi prodotti o servizi ora e chi vuoi usarli in futuro.
Organizzazione della compagnia: Breve descrizione del livello C e di altri membri del team integrati in questo rapporto.
Descrizione di prodotti o servizi: Breve descrizione delle linee di prodotto o delle categorie di servizi. Evidenziare i prodotti o servizi principali, noti o più redditizi. Descrivi nuovi prodotti o idee che vuoi presentare se questo è un obiettivo o una ragione per richiedere finanziamenti.
Sforzi di marketing: Riepilogo del modo in cui hai commercializzato la società, comprese tutte le vie come pubblicità, pubbliche relazioni, eventi e team di vendita. Cosa vuoi cambiare o migliorare.
Problemi / soluzioni: Panoramica dei problemi riscontrati, soluzioni finora e soluzioni proposte dopo il finanziamento.
Istantanea finanziaria: Descrizione della situazione finanziaria attuale e proiezioni future con finanziamenti, crescita prevista e obiettivi a lungo termine.
Incartare: Riassumi, in poche frasi, le conclusioni del rapporto.
Ottenere opinioni esterne
Chiedete ad altri uomini d'affari, le cui opinioni valutate, di correggere il vostro sommario esecutivo per grammatica, errori di battitura, altri errori e chiarezza generale. Chiedi qualche consiglio per migliorarlo. Mantenere una mente aperta e non prendere consigli o critiche personalmente.
Modificando per scopi specifici
Considera di avere versioni leggermente diverse del sommario esecutivo per scopi diversi. Per gli investitori, concentrati sul motivo per cui valga la pena investire nella tua azienda. Per i prestiti, parla di più su ciò che hai ottenuto con i prestiti passati e il merito di credito. Per potenziali partner, nota ciò che voi due potete realizzare insieme.
