Un sommario esecutivo può accompagnare qualsiasi tipo di rapporto: è semplicemente un consolidamento dei dettagli importanti se il pubblico non desidera leggere l'intero rapporto stesso. Le differenze sono nei dettagli più fini. È necessario perfezionare il formato standard per adattarlo all'argomento e al pubblico. Se il tuo pubblico è militare, Strategic Marketing Group avverte che la Marina da sola produce oltre 500 milioni di pagine di documentazione all'anno. Tenendo questo in mente dovrebbe essere la vostra principale preoccupazione perché il personale potrebbe non avere molto tempo da dedicare alle vostre pagine.
Organizzazione delle informazioni
La prima sfida consiste nell'organizzare le informazioni nel report in modo da poter incorporare le parti più importanti in un documento molto più breve: il riepilogo. Vai sul rapporto completo e seleziona le informazioni che desideri includere nel tuo sommario. L'ordine di presentazione dovrebbe essere simile a come le informazioni vengono visualizzate nel report stesso. Includi intestazioni nel tuo sommario corrispondenti o facilmente collegabili alle sezioni del rapporto. Se il tuo rapporto non si presta alle intestazioni, puoi fare annotazioni nel tuo sommario quando lo scrivi, guidando il tuo lettore verso il punto in cui nel rapporto più lungo può trovare informazioni più approfondite. Non vuoi includere dati specifici nel tuo sommario, ma il tuo lettore dovrebbe essere in grado di trovarlo se vuole saperne di più.
Scrivere il riassunto
Lo scopo di un sommario è quello di spiegare il più rapidamente possibile tutte le informazioni fondamentali di cui il tuo lettore ha bisogno per prendere una decisione in merito al problema che stai affrontando. Struttura il tuo sommario in modo che le informazioni più importanti appaiano all'inizio. Questo dovrebbe includere menzionare lo scopo e la portata del rapporto e possibilmente anche la tua conclusione. Potresti non voler lasciare il tuo pubblico militare indovinando fino all'ultimo paragrafo del tuo riassunto. A seconda del contenuto del report, è possibile seguire le procedure da implementare, le ricerche che hai fatto, le analisi, le opzioni e la tua decisione finale. Mantieni i tuoi paragrafi brevi, non più di sette o otto frasi e dedica ciascuno a una sezione del tuo rapporto. Rimani entro tre pagine a meno che tu non stia riassumendo un rapporto tecnico. In questo caso, il riepilogo può contenere fino al 10 percento delle pagine del rapporto, ma se è lungo, è accettabile scrivere due riepiloghi separati. Quanto più a lungo è possibile affrontare problemi tecnici e un sommario di 3 pagine più breve può fornire una panoramica dell'intero rapporto. Non saltare avanti e indietro tra il passato, il presente e il futuro - questo rallenta la leggibilità.
Rivolgersi ad un pubblico militare
Il Gruppo Strategico di Marketing consiglia che lo stile di scrittura standard dell'esercito richiede un messaggio chiaro che promuova una lettura rapida. Se il tuo rapporto implica fare un passo a chiunque in qualsiasi ramo delle forze armate, tieni le frasi del tuo sommario sintetico e al punto. Evita di esprimere opinioni, ad esempio "Penso che funzionerà perché X è uguale a Z." Puoi rilasciare sei parole semplicemente dichiarando, "X è uguale a Z", quindi esponi i tuoi fatti più importanti e correlali con i risultati attesi.
Prendere precauzioni
Considera i tuoi lettori se stai discutendo di questioni militari. Se sei un membro delle forze armate e stai scrivendo a un'entità civile, assicurati di non includere alcuna informazione confidenziale o che violi la sicurezza. Se stai scrivendo il tuo rapporto e il tuo riassunto al tuo superiore, entrambi possono passare attraverso altre mani prima di arrivare alla sua scrivania, quindi assicurati che tutte le persone coinvolte siano autorizzate a leggere ciò che hai scritto.
