Le aziende di solito richiedono pratiche burocratiche per tutto tranne che per gli acquisti delle aziende più piccole. Un ordine di acquisto globale riduce i documenti. Invece di, diciamo, tre dozzine di ordini di acquisto per carta per stampanti nel corso del prossimo anno, la società utilizza un accordo di acquisto generale per ordinare un valore di un anno di carta. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro, ma non funziona per ogni acquisto.
Suggerimenti
-
Le aziende utilizzano ordini di acquisto generici quando hanno bisogno di una fornitura costante di un prodotto standardizzato. Con una PO coperta, una società può acquistare forniture per un anno in una sola volta. Il venditore consegna durante tutto l'anno ogni volta che l'azienda chiede.
Acquistare con un PO coperta
Un ordine di acquisto generale ha alcuni dei vantaggi di acquistare all'ingrosso. Poiché esiste un solo ordine di acquisto, consente al personale di non dover scrivere più ordini di acquisto per la stessa cosa più e più volte. Sostituendo più piccoli acquisti con un unico grande acquisto, la società può beneficiare di sconti cumulativi, ma a differenza di un acquisto collettivo, la società non deve ricevere e conservare l'intera quantità. Invece, gli acquirenti chiamano semplicemente il venditore quando hanno bisogno di rifornirsi.
Una PO coperta è una versione più flessibile di un ordine permanente. Le aziende utilizzano ordini permanenti quando hanno bisogno di consegne regolari di quantità specifiche. Ad esempio, un produttore che usa 50 galloni di acido ogni settimana può istituire un ordine permanente: ogni lunedì mattina il fornitore di acido consegna la fornitura di acido di quella settimana. Se la società ha bisogno della stessa quantità, ma su un programma più variabile, probabilmente utilizzerà un ordine generale. In questo modo il venditore non consegna l'acido fino a quando la società lo richiede.
Sia gli ordini fissi che quelli permanenti consentono a un'azienda di risparmiare tempo e spesso denaro. Non è necessario negoziare i prezzi con ogni spedizione o cercare un nuovo fornitore perché l'ordine di acquisto blocca tutto ciò.
Utilizzo di PO in ordine generale
Un ordine di acquisto generale è una buona scelta se la tua azienda fa molti acquisti ripetitivi o fornisce un prodotto o un servizio standardizzato. Se riesci a ottenere uno sconto quantità andando coperta, è un affare ancora migliore.
Una PO coperta è una scelta sbagliata se non si ha un prezzo fisso per l'acquisto o se il prezzo è soggetto a modifiche senza preavviso. È rischioso se non si è sicuri che il prodotto o il servizio sia di qualità sufficiente per soddisfare le proprie esigenze. In tali situazioni, è spesso più sicuro attenersi a più ordini di acquisto fino a quando non si trova un fornitore affidabile.
L'ordine di acquisto generale dovrebbe stabilire i prezzi, le quantità, i termini e le condizioni di fatturazione. Dovrebbe precisare per quanto tempo dura l'accordo e includere una clausola di annullamento. Anche dopo aver implementato l'accordo, monitora i tuoi acquisti. Se la tua azienda finisce per ordinare più delle coperture dell'accordo, non otterrai il prezzo garantito sui beni extra.
