I report sulla gestione del progetto forniscono un aggiornamento sullo stato di avanzamento di un progetto specifico. Generalmente sono scritti su pietre miliari del progetto, ma possono essere richiesti dal cliente o da un supervisore in qualsiasi momento. I report sulla gestione dei progetti sono importanti perché consentono al project manager di valutare i progressi confrontandoli con il piano originale. Ciò consente al gestore di comunicare e spiegare eventuali cambiamenti, ritardi, problemi e aspetti positivi a tutti i soggetti interessati. Le relazioni sulla gestione dei progetti non devono essere lunghe, ma dovrebbero riguardare tutti gli aspetti del progetto.
Fornire le informazioni identificative dei progetti: il nome del progetto, il numero del progetto (se ce n'è uno), il nome del cliente, le persone di contatto se il cliente è un'impresa o organizzazione, la data di inizio del progetto e l'indirizzo in cui il progetto è in esecuzione, se applicabile. Indicare anche il nome del project manager (PM), il nome della persona che scrive il report se l'autore è qualcuno diverso dal PM e la data in cui il report viene scritto.
Elencare i nomi di tutte le parti a cui verrà distribuito il rapporto sulla gestione del progetto. Includere tutti gli appaltatori, i dipendenti, i supervisori o i contatti dei clienti che riceveranno una copia del rapporto. Includi "File" nella parte inferiore dell'elenco per indicare che una copia del report è stata inserita nel file di progetto.
Valutare l'ambito del progetto corrente rispetto all'ambito del progetto originale. Annota eventuali modifiche apportate e includi sia il nome della parte che ha richiesto la modifica sia il nome della parte che ha approvato la modifica.
Valutare la cronologia del progetto corrente rispetto alla cronologia pianificata. Spiegare eventuali ritardi o guadagni e indicare in che modo influenzeranno la linea temporale generale. Indicare se i ritardi sono attualmente risolti o non risolti. Per i ritardi irrisolti, spiegare il piano per superare il problema e indicare quando si prevede di risolvere il problema. Se la data di completamento è stata modificata, fornire una nuova data di completamento.
Confronta il budget corrente con il budget originale. Considerare sia il costo (l'importo che il fornitore paga in manodopera e materiali per completare il progetto) sia il prezzo (ciò che il cliente pagherà al completamento del progetto). Ricordarsi di includere le variazioni di costo o prezzo causate dalle modifiche dell'ambito. Allegare un budget di progetto aggiornato, se applicabile.
Confrontare l'attuale ambiente di rischio con il modulo di valutazione del rischio originale. Indicare quali rischi sono stati eliminati e quali sono ancora presenti. Elencare eventuali nuovi rischi sorti insieme al loro potenziale budget e alle implicazioni della timeline. Offri un piano per evitare o rispondere a nuovi rischi.
Firma il documento. Se il documento è più di una pagina, inizializza ogni pagina. Alcune procedure aziendali richiedono inoltre che il supervisore e / o il cliente si colleghino a tutti i report di gestione del progetto.
Suggerimenti
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Non dimenticare di includere le buone notizie! Includere tutti i risparmi di costi e tempi nel report.
Documenta eventuali errori del fornitore che influiscono sulla tempistica o sul budget. Potresti essere in grado di sostenere i fornitori per la perdita di tempo o denaro.
