Secondo il sito Web del gruppo di utenti di Microsoft Project, la gestione del progetto è un'attività che coinvolge parti pianificate di un progetto in una sequenza logica. Il progetto viene quindi gestito in modo che un progetto sia completato nei tempi e nel budget. La gestione del progetto può essere utilizzata per lo sviluppo di un nuovo prodotto o servizio.
Definizione
Un progetto deve essere definito in modo tale che il gruppo di progetto lavori insieme come un gruppo coeso e in modo che coloro che assegnano risorse al progetto sappiano cosa aspettarsi. Secondo il sito Spotty Dog, la definizione del progetto comprende la definizione dello scopo del progetto e quali benefici deriveranno dal progetto. Un altro componente è definire l'ambito del progetto. Lo scopo del progetto identifica ciò che sarà o non sarà incluso in un progetto. Ad esempio, se esiste un progetto per studiare l'efficienza di un'azienda manifatturiera con sedi in tutto il mondo, l'ambito del progetto potrebbe essere definito come solo l'efficienza di studio degli uffici degli Stati Uniti.
Approccio
Un elenco di passaggi per completare le fasi di un progetto dovrebbe essere sviluppato con una data di inizio e di fine stimata per ogni passaggio. Inoltre, dovrebbe essere indicato il deliverable per ogni passaggio. Un risultato finale è il risultato di un passo. Ad esempio, se un passo era quello di riferire su risultati e raccomandazioni, il risultato per quel passo sarebbe un rapporto di risultati e raccomandazioni. Oltre alle attività, è necessario specificare l'interrelazione di ciascuna attività con l'altra. Ad esempio, se l'inizio di una attività dipende dal completamento di un'altra operazione che deve essere annotata. Un altro concetto importante nella mappatura dei compiti è il concetto di percorso critico. Secondo il sito Project Management Knowledge, il percorso critico è la sequenza di attività che eguaglia l'intervallo di tempo del calendario per il completamento del calendario del progetto. Un project manager presta molta attenzione alle attività lungo il percorso critico perché se una di queste attività viene ritardata, sarà necessario più tempo per completare il progetto.
Staffing
Parte dello staff di un progetto è la selezione di uno sponsor del progetto. Uno sponsor di progetto è un dirigente di livello senior che assicura che il progetto sia accettato da altri nell'organizzazione, gestisce qualsiasi problema politico che si presenti e sostiene il progetto con altri all'interno dell'organizzazione. Le persone assegnate a un progetto sono fondamentali per il suo successo. Dovrebbe essere selezionato un project manager altamente organizzato, con le competenze delle persone per gestire i membri del team e con conoscenze tecniche sufficienti delle aree affrontate dal progetto per comprendere il piano del progetto e le attività in corso. I membri del gruppo di progetto dovrebbero essere selezionati in base alle competenze richieste - ad esempio, per un progetto di sviluppo software, sarebbe richiesto un membro del personale esperto di test del software e controllo di qualità.
Controllo del progetto
Per controllare efficacemente il progetto, uno strumento spesso utilizzato è il software di gestione dei progetti. Questo software tiene traccia del completamento pianificato ed effettivo delle attività del progetto e dell'impatto delle attività in ritardo sul completamento complessivo del progetto. Tale software spesso tiene traccia anche delle spese effettive rispetto a quelle programmate.
