Un rapporto di progetto comunica lo stato di un progetto in corso in un'organizzazione senza scopo di lucro. Di solito il rapporto conterrà informazioni specifiche sul budget, le milestone compiute e gli eventuali problemi emersi dall'inizio del progetto. Quando scrivi un rapporto sul progetto, segui il formato di base, ma sentiti libero di aggiungere o rimuovere sezioni per soddisfare la tua organizzazione e i tuoi obiettivi specifici.
Creare l'argomento principale per il report. Crea una pagina di copertina che contenga il nome del progetto, la data del rapporto e i nomi del project manager e dei membri del team. Se il report è lungo più di cinque pagine, prendere in considerazione l'aggiunta di un sommario per facilitare l'individuazione delle informazioni.
Per iniziare il report del progetto, scrivi una sezione di panoramica che spiega al lettore lo stato di base del progetto e come avrà un impatto sul tuo non profit. Mantieni questa sezione su una pagina o meno e scrivi con l'obiettivo di fornire una spiegazione su larga scala dei progressi compiuti dal tuo team nel progetto. Dopo aver letto la panoramica, un revisore dovrebbe avere una conoscenza di base dell'ambito del progetto, lo stato corrente, ciò che resta da fare e tutti i problemi che ci si aspetta di incontrare.
Scrivi un aggiornamento sulle pietre miliari che hai compiuto fino ad oggi. In questa sezione, spiega ogni obiettivo del progetto completato e spiega ai lettori se era in tempo o no. Includere eventuali impatti positivi o benefici imprevisti di una pietra miliare. Ad esempio, se hai completato un obiettivo con una settimana di anticipo, spiega come questo velocizzerà il prodotto finale o farà risparmiare denaro per la tua organizzazione no profit.
Informare i lettori sullo stato del budget del progetto. Per un non profit, il budget è spesso la principale preoccupazione. Nella sezione del budget, crea un'analisi del budget riga per riga che spiega cosa hai speso e cosa è rimasto da spendere. Se ci sono discrepanze, fornire una spiegazione e le misure che si prenderà per compensare la differenza.
Fornire una spiegazione per eventuali ritardi o problemi. Se la tua organizzazione non profit ha riscontrato problemi imprevisti durante il corso del progetto, assicurati di includere una sezione che descrive il problema. Per rassicurare i membri del consiglio di amministrazione e i clienti, includere i passaggi specifici che verranno adottati per rettificare o prevenire il problema.
Spiega i prossimi passi. In breve, lascia che i lettori sappiano cosa succede dopo in un progetto. Se occorrono ulteriore personale o informazioni, elencare ciascun articolo. Questa informazione è fondamentale per un'organizzazione non profit con risorse limitate. Chiudi su una nota positiva, se possibile, esprimendo la fiducia che il progetto sarà completato nei tempi e nel budget.
