Il bilancio di una società include il conto economico, il bilancio finanziario e il rendiconto finanziario. Il conto economico riepiloga i ricavi, le spese e gli utili in un periodo contabile. Lo stato patrimoniale elenca le attività, le passività e il patrimonio netto e la rendicontazione del flusso di cassa riepiloga i flussi finanziari in entrata e in uscita. Le dichiarazioni finanziarie accurate sono importanti perché la direzione, gli investitori, i creditori e i revisori esterni dipendono da informazioni affidabili e complete per valutare lo stato di salute e il rendimento delle società. La precisione inizia con le voci del diario e termina con l'amministratore delegato che certifica l'affidabilità delle informazioni.
Garantire l'accuratezza della procedura di registrazione dei dati, che comprende le registrazioni a giornale delle transazioni finanziarie e la registrazione delle registrazioni a giornale nel libro mastro. Se i professionisti del data entry effettuano errori matematici o immettono i dati negli account errati, anche un sofisticato pacchetto contabile non lo rileva. La formazione e il monitoraggio casuale sono due modi per garantire il controllo di qualità nel processo di immissione dei dati. In un articolo "Northern Nevada Business Weekly" del novembre 2010, il commercialista certificato Mike Bosma consiglia di fornire agli addetti all'inserimento dati una tabella stampata dei conti della società da utilizzare come riferimento in modo che inseriscano i dati negli account corretti.
Conciliare i registri contabili con i registri esterni, ad esempio estratti conto bancari, fatture fornitore, estratti conto carte di credito e altri documenti. I numeri dovrebbero corrispondere. Ad esempio, il saldo di cassa del tuo bilancio dovrebbe corrispondere al saldo finale sul tuo estratto conto bancario. Allo stesso modo, il saldo delle passività a lungo termine dovrebbe corrispondere ai saldi totali relativi ai mutui e agli altri documenti di prestito a lungo termine.
Controlla gli errori di bilancio ovvi. In una nota di orientamento pubblicata sul suo sito Web, l'Illinois Small Business Development Center presso l'Illinois State University raccomanda ai proprietari di piccole imprese di cercare errori evidenti sul bilancio, come un saldo di cassa negativo.
Rivedere la dichiarazione dei redditi per possibili errori. Il costo dei beni venduti non dovrebbe essere lo stesso ogni mese, poiché è probabile che la composizione delle vendite vari ogni mese. Se hai un capitale fisso, dovrebbe esserci una voce per le spese di ammortamento. Verificare di aver effettuato le voci di rettifica per le spese maturate ma non pagate, come le spese per interessi e le spese di stipendio.
Verificare di aver effettuato rettifiche per le spese non in contanti nel rendiconto finanziario. La differenza nel saldo di cassa netto tra il periodo precedente e quello attuale dovrebbe corrispondere al cambiamento nei rendiconti bancari, presupponendo che i proventi del prestito passino attraverso i conti bancari della tua azienda.
Rivolgersi al contabile, al responsabile del negozio o al supervisore del magazzino se si riscontrano anomalie. Ad esempio, un saldo scorte superiore al normale potrebbe essere il risultato di troppi articoli obsoleti o fuori produzione in magazzino. Un elevato importo di restituzione delle vendite potrebbe indicare un problema di controllo della qualità nella vostra struttura di produzione o nella struttura del vostro fornitore.
