Quando pianifichi una riunione in un hotel, ti consigliamo di assicurarti che il reparto vendite acquisisca correttamente le esigenze del tuo gruppo in modo tale da non essere sovraccaricato. Il tuo contatto in hotel creerà un curriculum di gruppo per la riunione da condividere con altri dipartimenti e assicurerà che tutto ciò di cui hai bisogno in hotel sarà fornito. Un curriculum di gruppo è un profilo che include lo scopo dell'organizzazione per la riunione in hotel, il numero di persone che partecipano, il numero di camere da letto e posti auto necessari, il catering e altre necessità funzionali che l'hotel sarà determinante nel fornire. Questo profilo dovrebbe essere creato circa 14 giorni prima del tuo evento, quindi adatta la tua timeline di conseguenza.
Scrivi tutto ciò che ti occorre per la riunione e forniscilo al tuo contatto commerciale dell'hotel per assicurarti che l'hotel abbia le risorse per soddisfare le tue esigenze. Pasti, snack, parcheggi, sale riunioni e camere per la notte sono esempi di articoli da condividere con il contatto di vendita. Questo gli darà un'idea preliminare per la tua visione dell'incontro e il ruolo dell'hotel nel farla funzionare senza intoppi. Egli può fornire un modulo standard da compilare per acquisire queste informazioni.
Creare scadenze per le registrazioni delle riunioni dei partecipanti in relazione alla cronologia del contatto di vendita dell'hotel per informare il personale delle esigenze della riunione. Utilizzare incentivi per incoraggiare la registrazione anticipata, comprese le tasse di iscrizione scontate o i vantaggi della conferenza. Assicurati che i partecipanti sappiano cosa è disponibile per l'uso in hotel e considera di includere la registrazione per attività extra sul modulo. Le cure termali, le cene senza riunioni e le attività di escursione sono elementi che è possibile includere se l'hotel ha le risorse per fornire loro e soddisfano lo scopo del vostro incontro.
Comunicare con il contatto di vendita una volta superata la data di scadenza finale per assicurarsi di avere un conteggio delle persone che partecipano e di ciò che sarà necessario dall'hotel. Basare qualsiasi numero aggiuntivo sulla comunicazione che ricevi dai potenziali partecipanti che desiderano partecipare ma desiderano registrarsi sul posto e numeri storici per la registrazione sul sito.
Richiedi una revisione del tuo gruppo di riprendere due settimane prima della riunione. A questo punto, il curriculum del gruppo sarà stato creato e sarà pronto per essere condiviso con il resto dell'hotel. Si desidera assicurarsi che i numeri e le attività acquisite dal contatto di vendita corrispondano ai numeri e alle attività pianificate per la riunione. Fai domande per assicurarti di comprendere ogni elemento pubblicitario che stai recensendo. Porta immediatamente eventuali discrepanze all'attenzione del tuo contatto commerciale.
Controlla la tua fattura dall'hotel e confrontala con le informazioni che hai esaminato sul tuo curriculum di gruppo e le informazioni sulla registrazione della tua organizzazione una volta che la riunione è finita. Verifica di inesattezze e sovraccarichi. Se ne trovi uno, contatta il tuo contatto di vendita e il responsabile delle vendite in modo che possano essere corretti di conseguenza.
Suggerimenti
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Richiedi una copia fisica del tuo gruppo di riprendere prima della riunione per conservarla nei tuoi registri. Rivedi i moduli di ripresa del gruppo di esempio per avere un'idea di ciò che il reparto vendite dell'hotel avrà bisogno in anticipo. Comunicare tutte le principali modifiche che influenzeranno la frequenza della riunione il prima possibile.
