I project manager utilizzano strumenti per analizzare previsioni, budget, dichiarazioni di reddito e altri documenti finanziari. Per massimizzare la redditività e il ritorno sull'investimento per i progetti, un project manager richiede una conoscenza operativa dei concetti di finanza e contabilità di base. Utilizzando strumenti come fogli di calcolo e calcolatori online, i project manager analizzano le informazioni finanziarie del progetto, applicano i principi contabili e gestiscono i report per garantire che il progetto funzioni senza intoppi.
Analisi costi benefici
I project manager eseguono un'analisi costi-benefici quando devono prendere una decisione sul progetto. Usando in genere uno strumento per fogli di calcolo come Microsoft Excel, Google Spreadsheets o Quickbooks, analizzano i costi associati a un dato investimento calcolati su un periodo di tre anni per generare un valore attuale netto, il rimborso e altre metriche necessarie per prendere una buona decisione finanziaria. Ad esempio, un'analisi costi-benefici per un progetto di sviluppo della formazione di solito comporta la misurazione del costo della creazione dei materiali di formazione e la detrazione dei risparmi generati dal personale che opera in modo più efficiente. Analisi dei costi più complesse comportano costi multipli e numerosi vantaggi.
Previsione
Le previsioni sul flusso di cassa aiutano i project manager a prevedere se il reddito coprirà il costo delle operazioni. I project manager possono scaricare un modello da un sito Web, ad esempio il sito Web Microsoft Office Templates, o sviluppare il proprio formato. Quindi inserendo il reddito previsto e le spese per ogni mese e confrontando i valori utilizzando le formule, il project manager può preparare una dichiarazione per mostrare scenari di outlook del flusso di cassa ottimistici o pessimistici. In genere una previsione copre uno o due anni. Le previsioni sul flusso di cassa forniscono ai project manager un modo per determinare se un'attività è un'opzione praticabile.
Analisi di pareggio
I project manager completano un'analisi di pareggio per determinare il livello di output a cui il denaro generato dal prodotto o servizio prodotto dal progetto equivale al costo di sviluppo. Ad esempio, i project manager utilizzano strumenti online gratuiti, come ad esempio il software Project.net, per mantenere un dashboard del progetto e assicurare che le attività dei progetti producano risultati che consentano di gestire i progetti.
Monitoraggio del budget
I project manager utilizzano software di tracciamento del budget, come il software Clarizen, per determinare se gli investimenti del progetto hanno senso nel tempo, dopo aver confrontato il valore monetario sia oggi che in futuro. Gli strumenti software consentono ai project manager di definire le tariffe orarie per le risorse, personalizzare i tassi di fatturazione e analizzare l'utilizzo delle risorse. Questi strumenti e tecniche aiutano a mantenere il progetto in pista garantendo che le spese, come la consulenza specializzata, le licenze software e i costi hardware, siano consentite nell'ambito dei finanziamenti assegnati.
