Le aziende finanziano i progetti che il management ritiene essere fondamentali per il loro successo. Ma il finanziamento di un progetto da solo non garantisce che quando un progetto finisce una società starà meglio di prima.
Ci sono molte ragioni per cui un'azienda potrebbe trarre vantaggio da un progetto. Un project manager eccezionale può mandare la sua squadra nella giusta direzione. Oppure, grazie alla formazione eccezionale e all'esperienza pratica, una squadra può adottare tutte le pratiche giuste. Ma nella maggior parte dei casi, l'uso di strumenti di gestione del progetto aiuta.
Strumenti di gestione del progetto come un grafico PERT e una struttura di ripartizione del lavoro possono migliorare le capacità di un team fornendo una guida anche se un team di progetto possiede tutte le giuste conoscenze e anni di pratica.
Diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontale che elenca le attività del progetto, nonché la data di inizio e di fine di ogni attività, che sono visualizzate in un formato di calendario. Un diagramma di Gantt non illustra una relazione tra un'attività e un'altra, ma ogni attività referenziata in un diagramma di Gantt coincide con un'attività in una struttura di scomposizione del lavoro, che suddivide il lavoro del progetto in fasi e pacchetti di lavoro.
Il diagramma di Gantt include anche colonne per documentare la durata e la percentuale di completamento di ogni attività. Il numero di giorni lavorativi in cui l'attività è stata in corso, il numero previsto di giorni per completare l'attività ei giorni rimanenti sono anche documentati sul grafico. Queste cifre illustrano il previsto rispetto al progresso effettivo del lavoro.
Grafico Pert
Una tecnica di valutazione e revisione del programma o grafico PERT viene utilizzata per pianificare il tempo e le risorse necessarie per completare un progetto e controllare le attività del progetto. Utilizzando un grafico PERT o un diagramma di rete, la leadership del progetto può specificare e programmare in sequenza ogni attività che i membri del team devono completare per raggiungere l'obiettivo di un progetto e indicare il tempo richiesto per ciascuno.
Un grafico PERT illustra l'interrelazione tra le attività identificando quali task sono parallele e quali devono essere eseguite in sequenza. Le tappe del progetto - gli eventi che segnano il risultato finale di una serie di attività - sono anche tracciate.
Inoltre, un grafico PERT include tre stime per ciascuna attività del progetto: il tempo più breve necessario per completare un'attività, il tempo che è probabile che sia necessario per completare un'attività e il tempo più lungo che l'attività potrebbe richiedere.
Analisi del percorso critico
L'analisi del percorso critico è uno strumento utilizzato per progetti che richiedono il completamento di attività interdipendenti. Un percorso critico comprende un elenco di attività di progetto specificate in una struttura di scomposizione del lavoro, il tempo di completamento per ciascuna attività e l'identificazione di attività e punti finali interdipendenti, comprese tappe e articoli consegnabili.
I tempi di completamento per l'insieme di attività nel percorso critico sono sommati e pari alla quantità massima di tempo che un progetto potrebbe richiedere per completare. Le attività sequenziate devono essere completate in tempo affinché il progetto possa essere completato in tempo.
Matrice di assegnazione della responsabilità
La matrice di assegnazione delle responsabilità o lo strumento RACI avverte gli stakeholder del progetto ai membri del team a cui sono assegnate particolari responsabilità di progetto e per quale attività le persone sono ritenute responsabili.
Poiché il nome dello strumento si riduce, la matrice RACI indica chi è responsabile del completamento di un'attività, o chi eseguirà un'attività e gli individui che contribuiranno al completamento dell'attività. La matrice specifica anche chi è responsabile delle attività e chi ha l'autorità decisionale riguardo all'attività. Sono anche indicati i nomi di quelle persone che potrebbero essere consultate in merito all'attività e alle persone che dovrebbero essere informate sui progressi compiuti dal team nel completamento dell'attività.
Struttura di rottura del lavoro
Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è un modello di progetto o un grafico che interrompe il lavoro del progetto in attività. La WBS del progetto illustra l'interrelazione tra le attività e tra le attività e il prodotto finale del progetto.
La WBS incorpora sottoprogetti e indica le responsabilità del progetto, le risorse e i requisiti di tempo necessari per completare ciascuna attività.
