Vendite e incassi contribuiscono al successo di qualsiasi attività commerciale. L'azienda ha bisogno di vendite per portare denaro, costruire profitti e finanziare la crescita futura. Le ricevute di cassa seguono la vendita e rappresentano i pagamenti effettuati dai clienti. Le aziende ricevono anche pagamenti in contanti per i ritorni di acquisto. Lo staff contabile registra le transazioni di vendita e di incasso per l'azienda.
Commercializzare le vendite
Le aziende vendono prodotti o servizi in due modi, in contanti o con una promessa di pagamento futuro. Queste transazioni possono essere registrate nel giornale generale. I contabili usano un giornale generale per registrare tutte le transazioni finanziarie che non sono registrate altrove.
La rivista generale comprende tre colonne principali. Il primo è etichettato come "Descrizione", il secondo è etichettato come "Debito" e il terzo è etichettato come "Credito". Se un cliente paga in contanti al momento della vendita, il contabile registra la transazione nel giornale generale scrivendo "Contanti" nella colonna "Descrizione" e l'importo in dollari nella colonna "Addebito". Nella riga successiva, il ragioniere scrive "Vendite" nella colonna "Descrizione" e l'importo in dollari in "Credito".
Se il cliente promette di pagare in futuro per il prodotto o il servizio che viene venduto, il ragioniere scrive gli Accounts Receivable nella colonna Desciption e l'importo in dollari nella colonna Debit. Nella riga successiva, il contabile scrive Vendite nella colonna Descrizione e l'importo in dollari nella colonna Crediti.
Giornale di vendita
Per le voci di vendita ricorrenti sul conto, alcune aziende utilizzano una rivista sussidiaria specifica per questo scopo. Un giornale secondario semplifica la registrazione delle voci che utilizzano gli stessi account per ogni voce. La data viene registrata nella prima colonna del giornale di vendita e il nome del cliente nel secondo. Il giornale di vendita include solo una colonna per la registrazione dell'importo in dollari della transazione. L'importo in dollari inserito in questa colonna rappresenta un debito a "Contabilità clienti" e un credito a "Vendite".
Registrando le ricevute di cassa
Quando una società riceve pagamenti in contanti per le vendite o come pagamenti di denaro dovuti, i pagamenti sono registrati nel giornale generale se non esiste una rivista sussidiaria. Il contabile registra un addebito su "Contanti" indipendentemente dallo scopo del pagamento. Se il pagamento in contanti è per una vendita, il contabile registra un credito a "Vendite". Se il pagamento in contanti è per il pagamento del denaro dovuto, il contabile registra un credito a "Contabilità clienti".
Giornale delle ricevute di contanti
Per le voci ricorrenti ricevute di cassa, alcune aziende utilizzano una rivista sussidiaria specifica per questo scopo. Il giornale di incassi, o la rivista sussidiaria per incassi, funziona in modo simile al giornale di vendita. Il contabile registra la data nella prima colonna. Se la ricevuta è per il pagamento del denaro dovuto, il nome del cliente viene registrato nella seconda colonna. Se la ricevuta è per un altro scopo, una descrizione è registrata nella seconda colonna. Il giornale incassi include tre colonne per la registrazione degli importi in dollari della transazione. Una colonna, denominata "Debit", viene utilizzata per registrare l'importo di denaro ricevuto. Un'altra colonna denominata "Credito crediti clienti" viene utilizzata per registrare l'importo pagato sul denaro dovuto. Una terza colonna con l'etichetta "Altro credito" viene utilizzata per inserire l'importo della transazione.
