I quattro componenti di comunicazione sono codifica, decodifica, mezzo di trasmissione e feedback. Il mittente di un messaggio di comunicazione personale o commerciale lo codifica e lo trasmette attraverso uno o più media al destinatario, che lo decodifica e risponde fornendo un feedback. Nel mondo degli affari, le comunicazioni efficaci vengono gestite, i manager possono motivare i propri dipendenti e aiutare le aziende a interagire con i propri stakeholder. Scarse comunicazioni possono comportare un basso morale, perdita di produttività e mancanza di fiducia.
Codifica
Il primo componente di comunicazione è la codifica, che è la traduzione di idee e concetti in simboli e gesti. Il mittente inizia decidendo il messaggio da trasmettere. Le buone idee spesso si perdono se il processo di codifica è fallito. Ad esempio, le conversazioni confuse con fatti irrilevanti e la logica complicata potrebbero rendere impossibile avere un dialogo chiaro e produttivo sui fatti, secondo il professore di Harvard Business School John P. Kotter e il professore della University of British Columbia Lorne A. Whitehead. Strategie di comunicazione ingannevoli, come la paura della mongering, possono creare ansietà per i rischi immaginari che possono anche trasformare le persone contro una buona idea. L'autore d'impresa Theodore Kinni ha scritto nella Harvard Business School Working Knowledge che il potere delle comunicazioni può essere massimizzato interpretando i fatti e non solo recitandoli, e usando emozioni e simboli per amplificare i messaggi e connettersi immediatamente con i dipendenti.
medio
Il messaggio codificato viene trasmesso attraverso un mezzo o un canale. Le due categorie di canali di business di base sono orali e scritte. Le comunicazioni orali possono essere effettuate per telefono o utilizzando tecnologie basate su Internet come teleconferenza virtuale e webcast. La comunicazione scritta include rapporti e promemoria su supporti cartacei tradizionali o su supporti elettronici. I canali orali sono più veloci perché il mittente e il destinatario possono utilizzare segnali verbali e non verbali per trasmettere messaggi e fornire risposte quasi istantaneamente. Questo è il motivo per cui i dirigenti viaggiano in tutto il mondo per concludere affari commerciali perché stabilire un tocco personale e la fiducia può essere difficile utilizzando e-mail e riunioni virtuali.
decodifica
La decodifica è il compito del destinatario del messaggio. Implica l'interpretazione dei messaggi verbali e non verbali trasmessi dal mittente. Per comunicazioni aziendali di successo, i processi di codifica e decodifica devono essere sincronizzati. Ciò richiede fiducia tra il destinatario e il mittente. Le differenze culturali giocano spesso un ruolo nella costruzione di questa fiducia, specialmente nell'interpretazione delle comunicazioni non verbali. Ad esempio, il puntamento con un dito è accettabile in Nord America ma considerato maleducato in molte parti dell'Asia.
Risposta
Il feedback è il passo finale nel processo di comunicazione in cui il destinatario risponde al messaggio del mittente. Questo segnale può essere verbale - per esempio, "Sì, penso che sia un'idea eccellente" - o non verbale, come un sospiro o una lunga pausa per indicare il disaccordo. Il feedback consente al mittente di intraprendere azioni correttive ritrasmettendo o riformulando un messaggio frainteso. Tuttavia, il feedback dovrebbe essere fornito rapidamente perché i ritardi possono uccidere idee di business e portare a opportunità di business perse.
