Una riunione motivazionale tempestiva e pensierosa può fornire ai dipendenti la spinta di cui hanno bisogno per raggiungere gli obiettivi aziendali. Gli incontri motivazionali possono aiutare a licenziare i dipendenti per raggiungere nuovi obiettivi di vendita o recuperare da un trimestre lento. Prima di approfondire la pianificazione della riunione, determinare il budget per essa. Se non sei sicuro di quanto puoi spendere, chiedi a un addetto alla contabilità di tenere un rapporto aggiornato sul budget del tuo dipartimento per le riunioni e gli eventi.
Essere considerato
Considerare il clima lavorativo e le esigenze dei dipendenti quando si pianifica l'incontro motivazionale. Se i dipendenti rispondono a diversi capi, parla con gli altri capi dipartimento per assicurarsi che la riunione non interferisca con altre attività. Evita di pianificare riunioni motivazionali quando i dipendenti hanno carichi di lavoro estremamente pesanti. Cerca di non pianificarli il venerdì pomeriggio, quando i dipendenti sono distratti dal finesettimana o il lunedì mattina, quando i dipendenti si stanno ancora stabilizzando nel flusso di lavoro. Se è necessario pianificare la riunione durante un periodo di lavoro intenso, pianificare di mantenerla breve e al punto. Per garantire che la sala riunioni non venga prenotata due volte quando ne hai bisogno, avvisare il dipartimento amministrativo della tua azienda o prenotare tramite un sistema di pianificazione.
Fornire cibo
Il vecchio adagio "se li nutrite, arriveranno" vale soprattutto per le funzioni di lavoro. Fornire cibo comunica ai dipendenti che l'incontro è importante e che sono valutati. Ciò li incentiva a partecipare e aumenta la loro capacità di attenzione. Puoi comunque fornire cibo anche se non disponi di un budget elevato. I dipendenti si aspettano uno spread maggiore durante i pasti, quindi non programmare un pranzo o una cena vicino se non puoi permetterti di ospitare un pasto completo. Invece, fornire ciambelle e caffè per un incontro mattutino o gustosi snack nel pomeriggio.
Fai i tuoi compiti
Il contenuto motivazionale specifico per il tuo incontro dipenderà dall'argomento e dal contesto aziendale. Non importa la situazione, una piccola ricerca può avere un grande impatto sul tuo incontro. Leggi i rapporti sull'andamento aziendale e i documenti di feedback per scoprire dove i dipendenti sono frustrati, in difficoltà o altrimenti privi di motivazione. Annota uno schema della riunione e tutti i punti che vuoi indirizzare. Organizzare i punti in tre concetti chiave, che saranno più facili da digerire e ricordare per i dipendenti. Ad esempio, i tre concetti potrebbero essere "dove siamo stati, dove siamo e dove dobbiamo andare".
Parla sinceramente
Soprattutto, sii sincero, onesto e sincero con i tuoi dipendenti. Evita discorsi fioriti e tattiche emotive che possono venire fuori come non autentici. Invece, potenzia i tuoi dipendenti ricordandogli tutto ciò che hanno raggiunto. Ad esempio, puoi utilizzare le diapositive in power point che evidenziano i risultati e i miglioramenti più significativi apportati da un team nell'ultimo periodo finanziario per motivarli a continuare a migliorare. Incoraggiare i dipendenti a partecipare al processo di definizione degli obiettivi del dipartimento o dell'azienda. Alla fine dell'incontro, mostra il tuo apprezzamento per il loro lavoro e comunica la tua sincera convinzione di poter raggiungere o superare gli obiettivi di lavoro.
