Le organizzazioni caritatevoli grandi e piccole traggono beneficio dal chiedere ai sostenitori di fare festa per uno scopo. Organizzare una raccolta fondi per un cocktail crea consapevolezza e aumenta i soldi allo stesso tempo. Da un piccolo evento di cassa al gala dell'anno, pianifica la tua festa per la raccolta fondi per il successo.
Per tema o non per tema
Eventi cocktail di beneficenza sono disponibili in tutte le forme e dimensioni. Lavora con il tuo staff e i volontari per scovare una visione chiara di ciò che sarà il tuo. Gli eventi a tema possono essere semplici come cravatta nera o complessi come una palla da ballo. Le raccolte fondi basate su bar potrebbero includere degustazioni di vini, campioni di birra, toast con champagne o piatti da bar. Un cocktail party natalizio potrebbe essere un black-tie con cappelli di Babbo Natale. Un gala a tema estivo potrebbe incorporare un concetto di festa del tè del Cappellaio Matto. Il tuo concetto determina il tipo di cibo, bevande e intrattenimento che vorresti offrire, in modo da poter identificare gli sponsor da seguire.
Chiedendo donazioni
Il cuore del fundraising è la domanda. A seconda del tipo di cocktail party di raccolta fondi, vorrai chiedere donazioni di cibo, bevande, intrattenimento e pubblicità. Se vuoi avere birra e vino, assicurati di chiedere ai birrifici e ai produttori di vino locali di collaborare all'evento servendogli dei campioni. Raggiungi i musicisti sulla donazione di spettacoli. I ristoranti locali a volte danno dei campioni a un cocktail event come parte della donazione, parte del marketing per il loro business. Avvicinati ai media e ai siti web per vedere se considerano di essere uno sponsor di marca dell'evento in cambio di contribuire a pubblicizzarlo. A seconda delle leggi sui liquori nella tua zona, i distributori di alcolici a volte hanno promozioni in corso che consentono loro di donare pure. Chiedi a tutti e chiedi in grande. Se sei rifiutato, ringrazia il potenziale donatore per il loro tempo e passa al prossimo potenziale donatore.
Prenotazione di un luogo
Se la tua organizzazione o ente di beneficenza non dispone di uno spazio appropriato per organizzare un evento cocktail, dovrai trovare un luogo. Fai una lista dei tuoi posti ideali e chiedi loro se possono accoglierti. Chiedi loro una donazione o una tariffa ridotta. Luoghi unici come un giardino botanico, un tour in barca o un teatro della comunità aiutano a sviluppare interesse per il tuo evento perché offrono il loro proprio disegno. Ristoranti e locali notturni possono avere camere private a vostra disposizione. Molti hotel hanno ancora sale da ballo. Ma fai attenzione a scegliere un luogo che abbia le dimensioni giuste per il numero di persone che ti aspetti ragionevolmente di intrattenere.
Budgeting e Price Setting
Ora che hai donato beni e servizi, puoi determinare quanto dovrai spendere per cibo, bevande, decorazioni e pubblicità supplementari. Una volta che hai un'idea chiara di quanto costerà per il cibo, le bevande, il luogo di ritrovo e l'intrattenimento, stabilisci quanto spendi per decorazioni e pubblicità, compresi i costi di stampa. Dividi il totale di tutti questi per il numero di biglietti che sei sicuro di poter vendere. Il numero risultante è il costo per persona che partecipa. Se stai vendendo biglietti, vorrai pensare a raddoppiare quel numero per determinare il prezzo del biglietto. Se stai solo facendo una cassa, questo numero potrebbe essere il costo medio della tua bevanda. Calcola l'importo che speri di aumentare, taglia il tuo budget ovunque e concentrati sulla vendita del tuo evento.
Vendita e vendita di biglietti
Se vendi biglietti, chiedi al tuo staff, ai volontari e agli sponsor di contribuire a vendere i biglietti per l'evento. Approfitta di tutte le opzioni di calendario di comunità gratuite online e stampate nella tua comunità. Raggiungi i media e i siti web della tua città e chiedi loro di menzionare la tua raccolta di fondi. Distribuisci biglietti gratuiti come promozione. Metti i volantini e se è nel tuo budget per farlo, fai pubblicità il più possibile.
