Per organizzare una cena di raccolta fondi di successo è necessario pianificare bene, e conoscere la propria base di donatori e la comunità alla fine beneficia della raccolta fondi. Fare una buona quantità di footwork prima del tempo può salvare tutti i mal di testa. Che tu sia un coordinatore di eventi per una non profit o un volontario entusiasta, puoi fare alcuni passi per aiutarti a realizzare un'impresa redditizia.
Stabilisci il tuo budget. Capire i fondi che hai determinerà il tipo di cena per la raccolta fondi che puoi tenere. Una cosa a cui pensare quando si tratta di denaro è chiedere se una raccolta di fondi di alto livello (e ad alto costo) di lusso finirà per avvantaggiare l'organizzazione. A volte un affare scrappy e grassroots può portare dentro appena tanti soldi senza tutti i costi iniziali. La creatività è la chiave.
Chiedere aiuto. Questi eventi, anche se sembrano piccoli all'inizio, hanno un modo per diventare più grandi di quanto immaginassimo. Cerca di non fare troppo da solo; chiedere volontari per aiutare con la lista degli ospiti, ripulire, guidare l'attrezzatura o cosa hai. Anche far salire a bordo altre persone consente alle persone di contribuire a una causa in cui credono.
Identifica il luogo il prima possibile per prenotarlo. Dove si terrà questa cena? Sarà una piccola cosa che si può tenere in casa di qualcuno o stai cercando di creare un evento più grande? Prova a guardare le opzioni a basso costo prima di affittare una sala; potresti avere un filantropo nella tua comunità che favorisce la tua causa e sarebbe disposto a lasciarti usare la sua casa come mezzo di donazione. Inoltre, chiedi ai centri di comunità, alle chiese e alle scuole elementari le cui strutture possono essere disponibili a costi ridotti o nulli.
Determina chi preparerà la cena e come. Questo evento sarà organizzato in modo professionale o il pasto verrà preparato dai membri dell'organizzazione? Ad esempio, una cena di raccolta fondi potrebbe essere cucinata da bambini delle scuole elementari. Un gruppo di bambini potrebbe voler raccogliere fondi per una causa locale e possono aiutare a creare un pasto semplice che cucinano e servono da soli.
Invita gli ospiti. Ottieni un elenco completo dei donatori passati e attuali e distribuisci gli inviti. Se sei un volontario e non hai accesso immediato a questo database, chiama l'ente di beneficenza e chiedi di parlare con un direttore o un rappresentante dei media per ottenere un elenco corrente. Molte organizzazioni utilizzano siti di posta elettronica e social network per diffondere informazioni sui propri eventi. Ciò consente di risparmiare un'enorme quantità di denaro su carta e costi di spedizione.
Designare l'intrattenimento. È una buona idea avere qualcosa di diverso dalla cena per intrattenere i tuoi donatori. Se questo è un raccoglitore di fondi per una scuola di musica o di danza, un recital sarebbe in ordine. Una raccolta fondi per i giovani sportivi può chiedere alle cheerleader locali di eseguire un paio di attività, o forse chiedere ai bambini di preparare una breve e divertente scenetta sul motivo per cui hanno bisogno di denaro per continuare con le loro attività. Mostrare un breve filmato sulla tua causa può anche essere un modo efficace per ritrarre quanto sia importante la causa per la tua comunità.
Follow-up periodicamente prima dell'evento. Potresti pianificare questo evento per sei mesi lungo la strada, quindi è una buona idea fare il check-in di tanto in tanto per assicurarti che le cose siano ancora in pista. Questo non deve essere una telefonata settimanale per il servizio di catering, ma è necessario almeno dare una chiamata un paio di settimane prima di concludere i dettagli dell'ultimo minuto che potrebbero essere necessari.
