Se acquisti beni o servizi da un venditore, è probabile che tu abbia un interesse acquisito nelle tue transazioni mensili con quelle aziende. Lo stesso vale per tutti i clienti che acquistano beni o servizi da te come proprietario di un'attività commerciale. Per fornire una contabilità dettagliata delle attività mensili di un cliente o di un cliente, molte aziende offrono un estratto conto. Sebbene alcune aziende continuino a spedirle, possono anche essere fornite tramite e-mail o un portale web. Il documento serve come cortesia, aiutando i clienti a bilanciare i propri libri.
Suggerimenti
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Un estratto conto è un documento che mostra a un cliente una contabilità di ogni transazione all'interno di un ciclo di fatturazione specifico.
Cos'è un estratto conto?
Un estratto conto fornisce un elenco delle transazioni di un cliente per un periodo di tempo designato. Analogamente all'estratto conto ricevuto per le proprie transazioni finanziarie, un estratto conto commerciale riporta le date di inizio e fine, il saldo iniziale, il saldo finale e tutti i debiti e i crediti avvenuti tra queste due date.
Generalmente, le aziende inviano un estratto conto solo ai clienti che hanno un account e hanno firmato gli accordi appropriati. A seconda delle preferenze personali, è possibile decidere di inviare solo estratti conto a coloro che hanno avuto attività in un determinato mese. Ciò è particolarmente utile se hai alcuni clienti che non acquistano da te ogni mese. Ti farà risparmiare la spesa extra di inviare dichiarazioni con saldi nulli.
Formattazione di un estratto conto
Se non hai mai compilato un estratto conto, potresti non sapere come formarlo. La buona notizia è che ci sono molti modelli disponibili per aiutarti, compresi alcuni in Microsoft Word. È sufficiente avere le parole "estratto conto" nella parte superiore e includere il nome e l'indirizzo del cliente sotto "a" e il nome e l'indirizzo sotto "da". Quindi verrà dettagliata ogni transazione avvenuta durante il mese, includendo tutti gli acquisti e i crediti e mantenendo un bilanciamento di funzionamento nella colonna di estrema destra mentre si va. Nella parte inferiore, dovrebbe esserci un importo totale dovuto elencato oltre alle istruzioni su come pagare.
Se il cliente viene addebitato automaticamente, assicurati di chiarirlo nella dichiarazione. Questa è una dichiarazione di sola informazione. I tuoi clienti potrebbero avere a che fare con una pila di fatture e dichiarazioni e non avere il tempo di ordinare i loro record per determinare se hanno ancora pagato o meno. Se è necessario allegare una fattura in fondo per evitare di stampare dichiarazioni separate per coloro che effettuano il pagamento automatico, assicurarsi di annotare su tale fattura che il pagamento verrà addebitato al fine di evitare pagamenti duplicati.
Che cos'è una dichiarazione bancaria e il suo scopo?
Quando le aziende emettono dichiarazioni di account, spesso lo fanno per convenienza per i clienti, anche se costa di più, in particolare se lo invii tramite posta ordinaria. L'efficienza in termini di costi di questo tipo di cortesia può essere discutibile a meno che non sia possibile legarla direttamente a un aumento dei clienti che pagano le bollette in tempo utile. Se ricevono continuamente notifiche delle loro transazioni insieme a una fattura che rende facile il pagamento, possono effettivamente rimettere il pagamento anziché metterlo da parte fino a quando non possono verificare ciò che hanno acquistato nel mese precedente.
Sul lato cliente, lo scopo di un estratto conto è di semplificare la contabilità. I tuoi clienti probabilmente riceveranno un flusso di fatture ogni mese, il che significa che il tuo è uno dei tanti. Le informazioni fornite possono essere facilmente confrontate con i propri libri. Con il passare degli anni, possono dare un'occhiata ai dati storici relativi al business che fanno con te e utilizzare le informazioni per impostare previsioni del budget futuro.
Estratto conto di esempi
Il miglior esempio di un estratto conto è l'estratto conto che ricevi ogni mese. Otterrai questo per tutti i tuoi account, inclusi i tuoi conti bancari personali, i tuoi conti di investimento che possiedi, le tue carte di credito e i tuoi conti finanziari aziendali. Di solito ha una data di inizio a fine, un saldo iniziale, un saldo finale e un log di tutte le transazioni avvenute durante quel periodo di tempo.
Come per l'estratto conto della tua azienda, un estratto conto può essere inviato per posta in formato cartaceo o essere visualizzato online. Se è correlato alla tua carta di credito, probabilmente troverai una fattura nella parte inferiore dell'estratto conto che include l'importo da pagare e la data di scadenza. A differenza degli estratti conto, il tuo estratto conto può arrivare anche se non hai effettuato transazioni per il mese.
Obiettivi di un estratto conto
L'obiettivo di un estratto conto è la trasparenza. I clienti vogliono vedere tutte le transazioni registrate sui loro conti durante l'anno. Prima del banking online, i clienti rintracciavano le loro transazioni in un registro di controllo e riconciliavano l'importo quando quella dichiarazione mensile veniva inviata per posta. Se si sono dimenticati di registrare una transazione, la vedrebbero nell'istruzione e saranno in grado di correggere rapidamente l'errore. Allo stesso modo, le aziende hanno anche tenuto traccia delle loro transazioni finanziarie in libri mastri cartacei e hanno ricontrollato gli importi con la dichiarazione mensile.
La tecnologia ha cambiato tutto questo. Ora aziende e privati possono collegarsi 24 ore su 24 e vedere le ultime informazioni sulle transazioni. Non è necessario tenere un conto corrente, ma se vogliono davvero rimanere aggiornati, possono impostare i loro account per avvisarli ogni volta che arriva una nuova transazione. Per le aziende, il software di contabilità e contabilità facilita il mantenimento di una panoramica costante di tutte le spese aziendali.
Qual è la differenza tra fatturazione e fatturazione?
Poiché le dichiarazioni contabili possono includere una fattura in fondo, possono essere facilmente confuse con una fattura o fattura. Potresti notare che la tua bolletta via cavo mensile, ad esempio, contiene informazioni sui vari addebiti e include anche una ricevuta in fondo alla pagina in modo che tu possa effettuare il pagamento se non stai pagando per via elettronica. Si tratta di una bolletta anziché di un estratto conto perché non dettaglia tutte le transazioni che si sono verificate nel tuo account durante il periodo dell'estratto conto.
Tuttavia, la differenza tra fatture e fatture può essere anche più sottile. I termini sono spesso usati in modo intercambiabile, ma la differenza sta nel modo in cui il destinatario si riferisce a loro.Un'azienda spesso richiede una fattura, che è un documento che dimostra l'indebitamento di una persona a un'altra. È raro che vedrai una persona che chiama la sua bolletta via cavo una fattura e quando arriva per posta, di solito è etichettata come una fattura, mentre una fattura generalmente arriva con un'intestazione che legge "fattura".
Un'altra differenza tra i due è che una fattura può essere vista come una forma di credito. Il cliente ha un certo periodo di tempo per pagare dopo che il prodotto o la richiesta di assistenza è stata soddisfatta. Una bolletta, d'altra parte, è dovuta a una scadenza molto rigorosa. Se ricevi un conto dopo cena in un ristorante, la scadenza è immediata. Tuttavia, la bolletta dell'acqua potrebbe tecnicamente essere definita come una fattura poiché è possibile avere fino a un paio di settimane per pagarla, il che significa che la società di servizi pubblici si sta estendendo il credito come cliente ricorrente. Questo è dove la differenza tra i due può essere torbida.
Quanto è lungo un ciclo di dichiarazione mensile?
Le dichiarazioni dei conti seguono un ciclo di fatturazione, che dipende dalle preferenze dell'azienda che le emette. Un ciclo di fatturazione è definito come il periodo di tempo compreso tra una data dell'istruzione e la successiva. C'è un inizio e una fine chiari per ogni ciclo di fatturazione, con il nuovo ciclo che si avvia non appena il precedente è completo. Se le dichiarazioni vengono inviate ai clienti, generalmente non saranno nelle loro mani il giorno in cui termina il ciclo, ma le date di inizio e fine del ciclo sono generalmente stampate su di esso.
I cicli di contabilità tendono a seguire gli standard del settore, quindi può aiutare a cercare in giro. I cicli di fatturazione possono variare da 20 a 45 giorni, ma potrebbe essere più semplice impostare il ciclo di conto dei conti nell'intervallo di 30 giorni. Puoi anche scegliere di seguire un ciclo di fatturazione mensile inviando i tuoi estratti conto, il che significa che inizieranno il primo giorno del mese o l'ultimo giorno del mese.
Gestione dei ritardi di pagamento
Sfortunatamente, occasionalmente ci sarà almeno un cliente che è in ritardo nel pagamento. Puoi inviare notifiche tardive o persino rispondere al telefono e chiamare, ma spesso in quell'evento può entrare in gioco un estratto conto. Il cliente potrebbe voler vedere esattamente quali sono le tariffe. Potresti anche scoprire che sei stato inoltrato a un altro dipartimento, dove quei professionisti vogliono un riepilogo degli articoli che non sono ancora stati pagati.
Se l'account non viene ancora pagato per un lungo periodo di tempo, diventa necessario convertire la fattura nelle raccolte. Un estratto conto può essere utilizzato per dettagliare esattamente ciò che è dovuto quando viene consegnato al servizio di terze parti che tenterà di raccogliere. Dovrai inoltre tenere conto degli interessi per i pagamenti scaduti, come indicato nella tua fattura o nel contratto iniziale che hai firmato con il cliente. Se mai dovessi portare qualcuno in tribunale, sarà essenziale una dichiarazione dettagliata di tutte le transazioni.
Dichiarazioni elettroniche del conto
I clienti fanno sempre più affidamento sulle comunicazioni elettroniche per tutto, comprese le fatture e gli estratti conto bancari. Puoi inviare per e-mail il tuo estratto conto a tutti i clienti nella data designata, ed è probabile che ne saranno contenti. Tuttavia, alcune aziende hanno trovato più efficace la creazione di un portale online. A tutti i clienti abituali verrà data l'opportunità di impostare un nome utente e una password. Possono accedere tutte le volte che vogliono accedere alle informazioni aggiornate sull'account, richiedere prodotti o servizi, ottenere assistenza per un problema e altro ancora.
Il più grande aspetto negativo di un approccio del portale è che richiede uno sforzo supplementare sul cliente per impostare un profilo e ricorda di effettuare l'accesso. Se organizzi le cose in questo modo, potrebbe essere utile assicurarsi che i clienti vengano avvisati ogni volta che un nuovo elemento è pubblicato. Se ciò non è possibile, un approccio elettronico basato su e-mail agli estratti conto può funzionare meglio.
Dichiarazioni di sicurezza dell'account
Le banche si rendono conto che il furto di identità è una vera preoccupazione per i loro membri e adottano misure per mantenere le informazioni più sicure possibili. Per le aziende, questa stessa cortesia dovrebbe applicarsi a qualsiasi estratto conto inviato ai propri clienti. Considera la mente di un criminale e assicurati che se il disegno di legge finirà nelle mani sbagliate, le informazioni incluse non saranno sufficienti per commettere un furto d'identità.
Questo vale anche per tutte le dichiarazioni elettroniche rilasciate. Se invii email ai clienti per far loro sapere che le loro dichiarazioni sono ora disponibili, immagina che una terza parte possa accedere a quell'email. Esistono informazioni sufficienti per un'istanza di frode sull'identità? Se devi inviare nuovamente la password di un cliente, non inviare la password nel modulo email. Invece, invia loro un link che possono utilizzare per impostare una nuova password e considera di richiedere informazioni identificative per chiunque abbia bisogno di un reset. Si può chiedere di conoscere il nome del titolare del conto, l'indirizzo, il nome da nubile della madre o qualche altro tipo di verificatore.
