Un diagramma del flusso di lavoro rappresenta visivamente lo spostamento e il trasferimento di risorse, documenti, dati e attività attraverso l'intero processo di lavoro per un determinato prodotto o servizio. Un diagramma di flusso costruito con successo rappresenterà il flusso di lavoro corretto in modo rapido e chiaro.
Migliorare l'efficienza ed evitare i colli di bottiglia
Molti processi di lavoro possono essere complicati e complessi, quindi è importante rappresentare visivamente come vengono completati i compiti per migliorare la comprensione e l'efficienza dei dipendenti. I diagrammi del flusso di lavoro indicano chiaramente chi è responsabile di ogni fase, quali documenti e risorse hanno bisogno e la quantità di tempo necessaria in ogni fase. La conoscenza dei ruoli dei dipendenti e dei requisiti delle risorse per la produzione consente al management di definire facilmente i punti deboli e alleviare i colli di bottiglia. I colli di bottiglia sono aspetti del flusso di lavoro che ostacolano e rallentano il tempo di ciclo complessivo del processo.
Aumentare la responsabilità e la comunicazione
Rappresentare visivamente l'intero processo del flusso di lavoro consente ai dipendenti di comprendere meglio non solo le loro responsabilità lavorative, ma anche i ruoli degli altri dipendenti, il che aumenta la responsabilità. La creazione di un diagramma del flusso di lavoro accurato e di successo aumenta la conoscenza sul posto di lavoro a causa della ricerca richiesta e della compilazione dei dati. La comunicazione migliora anche quando i dipendenti hanno una migliore comprensione del processo del flusso di lavoro.
Usare le forme per mostrare attività
I diagrammi del flusso di lavoro utilizzano forme specifiche che corrispondono a diversi tipi di attività. Un ovale mostra dove inizia e finisce il flusso di lavoro. I rettangoli rappresentano un'attività, un'attività o un'analisi di processo. I diamanti significano un processo decisionale, che di solito porta a due possibili direzioni del flusso di lavoro. Se la risposta a una decisione è sì, il flusso di lavoro continua sulla rotta desiderata, ma se la risposta è negativa, il flusso di lavoro potrebbe dover intraprendere un'altra strada per risolvere il problema. Uno schema con molte forme di diamante potrebbe essere più difficile da seguire visivamente. I cerchi rappresentano i connettori da un'attività all'altra.
Implementazione di diagrammi del flusso di lavoro
Sebbene la progettazione del diagramma del flusso di lavoro possa essere un processo lungo e lungo, la sua implementazione potrebbe essere più difficile. I manager non possono semplicemente pubblicare un diagramma sul posto di lavoro e si aspettano che i dipendenti lo consegnino senza alcuna guida. La maggior parte dei diagrammi deve essere abbinata a una teoria del miglioramento del flusso di lavoro come la produzione snella, Six Sigma o la gestione della qualità totale. (Vedi riferimento 1)
Alternative ai diagrammi del flusso di lavoro
Alcune aziende utilizzano alternative ai diagrammi del flusso di lavoro come processo, pianificazione aziendale e controllo del flusso. Un processo o una mappa dei processi è un concetto molto simile ai diagrammi del flusso di lavoro e del flusso di lavoro. Un processo di lavoro è più specifico del flusso di lavoro, concentrandosi maggiormente su input e output rispetto al trasferimento di dati, documenti e responsabilità delle attività. La pianificazione aziendale si concentra maggiormente sugli obiettivi a lungo termine piuttosto che sul miglioramento del flusso di lavoro attuale. I gestori interessati al controllo del flusso cercano in particolare di migliorare il controllo del magazzino.
