I report sullo stato del progetto controllano i documenti per chiunque cerchi di gestire un progetto, sia che si tratti di un lavoro per una sola persona o di centinaia di persone in più sedi. Il rapporto sullo stato del progetto funge da sintesi concisa dei progressi di un progetto, della sua data di completamento prevista e di quali azioni sono state intraprese dal momento in cui è stato compilato l'ultimo rapporto sullo stato del progetto. Aiuta i manager a mantenere le attività in pista e identificare i problemi in tempo utile per generare soluzioni significative.
Sintesi del progetto
Generalmente, un rapporto sullo stato del progetto inizia con una breve descrizione degli elementi importanti del progetto. Questo paragrafo o blocco identifica il nome del progetto, la data del rapporto, chi è responsabile del progetto o del suo dipartimento di gestione e una dichiarazione dell'obiettivo del progetto. Può anche includere informazioni di contatto, come numeri di telefono o indirizzi e-mail dei membri chiave del team di progetto. È improbabile che questa sezione cambi molto durante il corso del progetto e spesso viene copiata da un rapporto di stato a quello successivo con la sola data di aggiornamento.
Risultati finali
Una sezione che descrive i risultati finali del progetto è la chiave per un rapporto sullo stato del progetto. Questa sezione dovrebbe elencare i risultati finali e dare il loro stato corrente in una parola o due. Ad esempio, un foglio di progetto per il lancio di un prodotto potrebbe avere risultati tangibili come pubblicità stampata, party di lancio del fornitore, visualizzazione della cabina della fiera e creazione di fogli di prezzo. Accanto a ogni deliverable, il project manager dovrebbe scrivere cose come "complete" o "ordered" o "at printer". Questo serve da riepilogo del progetto con le attività più dettagliate elencate nella sezione Timeline.
Linea del tempo
La cronologia delle attività è l'elemento di un rapporto sullo stato del progetto che spesso viene esaminato con maggiore attenzione. Questa sezione dovrebbe descrivere il lavoro completato dall'ultimo report sullo stato del progetto, quale lavoro è dovuto nel prossimo periodo e le date in cui si prevede che le attività siano completate. Molti report sullo stato del progetto lo presentano in una griglia con le date date per il completamento previsto e il completamento effettivo. Molti responsabili di progetto scelgono di colorare il codice di questa sezione con colori diversi che rappresentano attività che sono in programma, in anticipo rispetto alla pianificazione, in ritardo, completate o in attesa.
Note, raccomandazioni e spiegazioni
Il rapporto sullo stato del progetto deve anche elencare tutte le bandiere rosse, cambiare le richieste o le sfide che il progetto sta affrontando. Questo è un posto dove elencare dove potrebbero essere necessarie risorse aggiuntive o dove le date di consegna stanno per cambiare. Questa sezione può anche riportare gli eventi imprevisti che hanno interessato il progetto, come problemi software, consegna tardiva da parte di un fornitore o forniture difettose. Alcuni project manager separano questa sezione dal report e la elencano in un documento discreto che allegano al report sullo stato del progetto.
