La maggior parte delle aziende moderne dispone di metodi elettronici o computerizzati per tenere traccia delle ore lavorate dei dipendenti. Questo non è sempre vero per le piccole imprese ed è raro per gli appaltatori indipendenti. È importante monitorare accuratamente le ore lavorate ai fini del libro paga e quelle fiscali. Trova il sistema che funziona per te e seguilo costantemente durante tutto l'anno per i record migliori e più accurati.
Studia vari metodi di tracciamento e decidi quale funziona meglio per il tuo posto di lavoro. Molte aziende molto piccole ottengono un registro di lavoro cartaceo, con il foglio di ogni settimana tenuto in un raccoglitore ad anelli. Se si dispone di un computer in loco, è possibile che si desideri utilizzare un programma Excel progettato per registrare i salari. Scegli il metodo che è più facile da usare per tutti in modo coerente.
Annota tutte le regole relative al monitoraggio delle ore e pubblicale in un posto di rilievo. Includi dettagli su cosa fare se stai facendo il check-in in anticipo o in ritardo, se utilizzerai il tempo militare o civile, le regole sui minuti di arrotondamento e qualsiasi altro regolamento che desideri applicare.
Mantieni l'elemento di tenuta dei registri dove tutti hanno accesso ad esso. Tenere un raccoglitore con i fogli di tempo su uno scaffale in ufficio, o sopra il registro principale. Consenti a tutti l'accesso al computer con il programma Excel o alle schede orario se saranno trasferiti al programma da un manager.
Controlla il tuo metodo di monitoraggio su base settimanale per registrare le ore totali per ciascun dipendente. Cerca errori nella conservazione dei documenti, come i dipendenti che dimenticano di fare il check-in o il check-out e implementare metodi per correggere questi problemi.
