La legge federale sul lavoro standard dice che le aziende devono tenere traccia delle ore dei dipendenti, ma non specifica come. Anche se questo significa che è possibile utilizzare qualsiasi cosa, da un foglio di accesso cartaceo a un sistema informatico complesso, la società è in ultima analisi responsabile di assicurarsi che i fogli orari siano corretti, non i dipendenti. Per questo motivo, il metodo non è importante quanto la ricerca di un sistema che funzioni e si attenga a esso in modo coerente.
Requisiti di monitoraggio
La FLSA richiede che i registri di stipendi includano dati specifici relativi alle ore lavorate e gli stipendi che un dipendente guadagna. Indipendentemente dal modo in cui si tiene traccia delle ore dei dipendenti, i dati dell'ora lavorativa devono includere l'ora e il giorno in cui inizia la settimana lavorativa di un dipendente, le ore lavorate ogni giorno e il numero totale di ore lavorate ogni settimana. Inoltre, è necessario conservare i documenti di origine, ad esempio cartellini orari, orari di lavoro e ticket di lavoro, per due anni, in loco o in un sito di archiviazione centrale esterno.
Monitoraggio del tempo standard
Il monitoraggio del tempo standard funziona sia per i dipendenti a tempo pieno che a tempo parziale, indipendentemente dal fatto che lavorino alla stessa ora o in orari diversi ogni settimana. Con il monitoraggio standard, i dipendenti devono eseguire il punch in e utilizzare un orologio elettronico o un computer, due o quattro volte al giorno, a seconda che si prendano una pausa pranzo. Secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, è possibile stabilire una politica, come il tempo di registrazione per i cinque minuti o un decimo di un'ora, che tiene conto di discrepanze minori tra i record dell'orologio e le ore effettive lavorate dal momento che non tutti i dipendenti possono o fuori esattamente allo stesso tempo.
Monitoraggio delle eccezioni
Puoi registrare le ore utilizzando il monitoraggio delle eccezioni per gli impiegati amministrativi o altri che di solito lavorano alle stesse ore ogni settimana. Con il monitoraggio delle eccezioni, si crea un modulo che mostra gli orari di lavoro standard e richiede ai dipendenti di registrare il tempo solo se varia dal normale giorno lavorativo. Ad esempio, se il giorno lavorativo inizia normalmente alle 8:00 e un dipendente arriva alle 8:10 am, ma lavora normalmente il resto della giornata, l'ora di inizio mostrerà l'eccezione e le ore di lavoro del giorno saranno 10 minuti più brevi.
Monitoraggio dei dipendenti fuori sede
La maggior parte delle aziende utilizza software per tenere traccia delle ore per i dipendenti che lavorano a casa o in luoghi fuori sede. Il monitoraggio del tempo virtuale registra la presenza in tempo reale, molto spesso fino a secondi. Imposta il programma in modo che venga eseguito automaticamente quando un utente accede al suo computer di lavoro per ridurre le possibilità che un dipendente si dimentichi di eseguire il pugno. In questo modo, la prima schermata che un dipendente vedrà ogni mattina è la sua scheda di tempo virtuale. Le opzioni per il monitoraggio del tempo virtuale vanno da programmi gratuiti a software proprietario.
