Se sei seduto dietro un banco della reception, sei la prima persona che un visitatore incontra nella tua azienda. Le prime impressioni contano e il tuo comportamento e atteggiamento sono importanti. Dovresti cercare di dare un'impressione professionale e accogliente in ogni momento, anche se sei occupato con altri compiti. Ricorda, il visitatore non sta interrompendo la tua attività, lui è il tuo business.
Saluto Visitatori
Guarda quando qualcuno si avvicina alla tua scrivania e sorridi. Se sei in affari, stabilisci un contatto visivo con il visitatore per indicare che la vedi e che sarà con lei a breve. Non appena hai terminato la telefonata, concentrati sul visitatore con un sorriso. Scusa per il ritardo e chiedi come puoi aiutare. Metti calore nella domanda in modo che non sembri estemporanea.
Etichetta di benvenuto
Chiedi al visitatore se vorrebbe avere un posto a sedere mentre contatti la persona con cui si sta incontrando. A seconda della politica della tua azienda, offri un caffè o un tè o dirigiti verso la sala da caffè. Offri di appendere il suo cappotto o mostrargli dove può essere appeso. Chiama la persona che incontrerà il visitatore. Usa la sig.ra o il sig. Al momento dell'annuncio del visitatore.
Modo personale
Oltre a sorridere, modula la tua voce. Sii consapevole che puoi trasmettere ciò che pensi con il tono della tua voce. Non masticare gomme da masticare, prendere telefonate personali o messaggi di testo quando qualcuno sta aspettando. Se stai chattando con colleghi di lavoro, fermati e concentrati sul visitatore. Non mangiare alla tua scrivania. Se non puoi evitarlo, scegli gli alimenti che non hanno un aroma persistente. In altre parole, niente pizza o spaghetti.
Aspetto scrivania
Mantieni una scrivania pulita e in ordine, anche se hai altri compiti da svolgere oltre a trattare con i visitatori. Potresti avere pile di fogli su cui lavorare, ma questi non dovrebbero essere sparsi su tutta la zona della reception. Ricorda che la tua area di ricevimento promuove la tua azienda e dovrebbe apparire professionale - non sovraccaricare la tua scrivania con bigiotteria, gadget divertenti, foto o giocattoli da scrivania.
