Per molte aziende, l'inventario rappresenta il più grande asset fisico di proprietà dell'azienda. Queste aziende immagazzinano il loro inventario nei magazzini fino a quando ne hanno bisogno nella produzione o per la consegna a un cliente. Il personale del magazzino gestisce il processo di ricezione quando l'inventario arriva dai fornitori. Il personale del magazzino gestisce anche la spedizione degli ordini completati ai clienti. I magazzini si affidano a controlli interni per garantire che l'inventario sia registrato con precisione e tenuto al sicuro.
Numerazione sequenziale
Le procedure di controllo interno includono l'uso della numerazione sequenziale per tutti i documenti riceventi, i documenti di spedizione e la documentazione di trasferimento del magazzino. La numerazione sequenziale richiede che ogni tipo di documento includa un sistema di numerazione e che ogni modulo sia numerato in ordine. Ciò consente al magazzino di tenere conto di ogni modulo indipendente utilizzando il numero del modulo. Se alcune pagine risultano mancanti, il personale del magazzino può identificare le pagine specifiche in base ai numeri mancanti.
Videocamere
Le procedure di controllo interno prevedono anche l'uso di videocamere in tutto il magazzino. Le videocamere monitorano tutte le attività che si verificano all'interno del magazzino e tutti i movimenti relativi all'inventario. Se l'inventario scompare, la compagnia passa in rassegna la registrazione del video. Eventuali trasferimenti di inventario non autorizzati compaiono sulla registrazione video e forniscono la prova dell'evento effettivo.
Separazione dei compiti
Le procedure di controllo interno nel magazzino comprendono anche la separazione delle responsabilità del magazzino. Ogni attività che avviene nel magazzino richiede più dipendenti per completare i singoli passaggi. Ad esempio, quando un magazzino riceve l'inventario, un dipendente documenta le quantità e i prodotti ricevuti, mentre un altro inserisce tali informazioni nel sistema informatico. Un terzo dipendente potrebbe confrontare questi numeri con il documento di accompagnamento del venditore.
Verifica dell'inventario fisico
L'audit dell'inventario fisico rappresenta una procedura di controllo interno eseguita almeno una volta all'anno. Il personale del magazzino conta fisicamente ogni articolo di magazzino, creando un record della quantità effettiva di ciascuno. L'audit dell'inventario fisico comporta l'intervento di personale non addetto al magazzino per ricontare l'inventario. I dipendenti confrontano il secondo conteggio di inventario con il primo e identificano eventuali discrepanze. Un altro gruppo di dipendenti racconta l'inventario con discrepanze per determinare il conteggio finale. Una volta determinate le quantità finali di inventario, le quantità di sistema vengono adeguate per eguagliare il conteggio dall'audit.
