Ci sono momenti in cui tu e i tuoi dipendenti avete bisogno di pochi dollari in contanti per pagare le spese aziendali minori. Potrebbe essere necessario acquistare alcune forniture per ufficio, pagare una torta per il compleanno di qualcuno o semplicemente trovare piccoli cambiamenti per un parchimetro, per esempio. La maggior parte delle aziende usa questa piccola cassa, monitorando i pagamenti in un piccolo libro di cassa. Dovrai nominare un piccolo direttore di cassa, in genere un contabile, un contabile o un altro supervisore per supervisionare le operazioni e raccogliere le ricevute, se necessario. Ogni dipendente che desidera effettuare un acquisto deve passare attraverso questo rappresentante, piuttosto che lasciare la cassa piccola o il barattolo aperto a tutti i dipendenti.
Acquista un quaderno governato: un quadernetto di dimensioni ridotte può essere il migliore dal momento che può essere inserito nella piccola cassa. Etichettare il notebook con la data di inizio, il nome dell'azienda e le informazioni di contatto "Se smarrito, contattare". Disegna tre linee verticali lungo la prima pagina del blocco note. Etichettare le quattro colonne risultanti Data, Acquisto, Quantità e Saldo. È possibile continuare su tutto il notebook quando si avvia il libretto di cassa o affidarsi alla persona che inizia una nuova pagina per continuare il formato.
Elencare il saldo iniziale sulla propria riga con la data registrata. Sotto la colonna Acquisto, chiamalo Saldo iniziale. Il primo acquisto verrà registrato sulla seconda riga.
Metti l'importo iniziale del denaro in scatola o in scatola insieme al taccuino.
Per effettuare un acquisto, chiedere al dipendente di proporre al ragioniere o al responsabile ciò di cui ha bisogno e perché. Il contabile o il manager possono accettare o rifiutare l'idea. Se accettato, al dipendente viene concesso l'accesso al piccolo libretto di cassa e alla scatola o stagno.
Chiedi al dipendente di inviare una ricevuta dopo aver effettuato l'acquisto. Mantieni tutte le ricevute insieme, fissate da una graffetta, nella cassa piccola o nel libro. Rimuovere le ricevute mensilmente e il file.
Aggiungi denaro extra al fondo di cassa piccola ritirando dal conto dell'azienda. Il piccolo sorvegliante di cassa, come un contabile o un manager, decide quanto dovrebbe essere tenuto in contanti, in genere sotto i $ 100.
Suggerimenti
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Mantieni il piccolo libretto di cassa e la scatola o il barattolo in un posto sicuro, come l'ufficio del contabile o il direttore o il cubicolo. Non lasciarlo in un'area comune, ad esempio la sala mensa o l'area riunioni. Mantieni piccoli acquisti di contanti, per spese come spese postali, parchimetri o materiale per feste.
avvertimento
Non registrare gli acquisti importanti nel libretto di cassa. Questi dovrebbero essere contabilizzati nel libro principale di cassa.
