Utilizziamo lettere commerciali quasi ogni giorno nelle nostre transazioni.Tuttavia, hai mai preso un momento per pensare alla definizione di una lettera commerciale? Questa onnipresente forma di comunicazione ha un sacco di funzioni che usiamo ogni giorno, ma spesso non pensiamo alle loro convenzioni specifiche.
Suggerimenti
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Le lettere commerciali sono formali e vengono utilizzate nella corrispondenza commerciale.
Definizione della lettera commerciale
Una lettera commerciale è uno dei tanti tipi di lettere là fuori. È semplicemente un tipo speciale di lettera formale che mittenti e destinatari utilizzano per corrispondere tra loro su transazioni commerciali che potrebbero non essere in grado di svolgere oralmente in modo efficace. Le lettere commerciali possono essere utilizzate per la comunicazione tra le imprese, tra aziende e clienti e tra clienti e imprese. Ci sono alcuni elementi importanti che costituiscono il formato comune lettera commerciale. Quando vengono identificati in una lettera, questi sono quelli che effettivamente lo qualificano come una lettera commerciale.
Data e indirizzo del mittente
Ogni lettera commerciale ha la qualità unica che la prima riga della lettera è la data. Indica la data in cui è stata scritta la lettera o quando la lettera è stata completata. Ovviamente, non deve essere la data in cui il destinatario ha ricevuto la lettera. Appena sotto la data della lettera, dovresti includere l'indirizzo del mittente. Non dovresti includere il nome del mittente in questa parte. Ci sarà un posto per quello dopo. A volte, quando stampi la lettera su una carta intestata ufficiale per la tua attività, il tuo indirizzo sarà già incluso nella carta intestata. In tal caso, non dovresti includere l'indirizzo del mittente sotto la data. Sarebbe ridondante.
Indirizzo del destinatario
Successivamente viene l'indirizzo del destinatario. Se conosci il nome del destinatario, dovresti includere il nome di quella persona nel loro indirizzo. Dovresti anche includere il titolo appropriato per quella persona, come la signora, la signora, il signor, il dottore e così via. Mentre scrivi l'indirizzo del destinatario, dovresti includere il loro paese. Questo è particolarmente importante per le lettere commerciali internazionali. Non dimenticare di scrivere in maiuscolo l'intero nome del paese e non solo la prima lettera. Se non si conosce il nome del destinatario, è possibile fare riferimento alla persona in base alla sua posizione all'interno dell'azienda in cui lavora, ad esempio "Direttore generale", "Direttore" e così via. È sempre una scommessa più sicura che fare supposizioni sul suo nome o titolo quando non lo conosci molto bene.
Saluto della lettera
Dopo l'indirizzo del destinatario viene il saluto della lettera. Naturalmente, dovresti mantenere il tuo saluto coerente con il nome che hai usato per il destinatario nell'indirizzo del destinatario. Ci può essere un po 'di conflitto su quale tipo di saluto usare quando si conosce il nome della persona. Ti riferisci alla persona come "Signore" o "Signora", o ti riferisci alla persona per nome? È meglio trattare la situazione come la tratteresti nella vita reale. È improbabile che tu faccia il nome di battesimo con qualcuno che non conosci personalmente. Quindi, se conosci personalmente il destinatario e in genere ti riferisci a lei con il suo nome, allora è OK usare il suo nome. Altrimenti, è meglio riferirsi a lei come "Signora". Inoltre, se non conosci il genere della persona, dovresti usare "a chi può interessare" come un saluto.
Corpo e chiusura della lettera
Il corpo dovrebbe essere scritto in modo formale. Le linee devono essere distanziate singole tranne quando si inserisce un doppio spazio tra i paragrafi. L'ultimo paragrafo dovrebbe essere un breve riassunto di quanto affermato nella lettera.
Per chiudere la lettera, dovresti usare frasi come "cordiali saluti" o "grazie" con una virgola dopo. Dovrebbero esserci quattro righe dopo la chiusura, dopo di che scriverai il nome del mittente. Quello spazio è dove metti la tua firma una volta che hai stampato la lettera.
