Il dizionario Webster's definisce una lettera come un messaggio scritto o stampato per un individuo o un gruppo, che di solito viene inviato per posta. Naturalmente, nella nostra era elettronica, molte lettere vengono trasmesse via e-mail, sia nel corpo dell'email o come allegato. Nonostante questa tendenza, le lettere commerciali continuano ad avere funzioni tradizionali. Pertanto, è fondamentale che le persone nel mondo degli affari conoscano queste funzioni al fine di dare la giusta impressione ai colleghi di lavoro.
I saldi
Nonostante la tendenza a condurre gli affari elettronicamente, "le tradizionali lettere di vendita rimangono uno strumento importante per il business moderno", affermano Kenneth Zimmer, professore emerito alla School of Business and Economics della California State University e Sue C. Camp, professore associato presso il Gardner-Webb College Broyhill School of Management. Inoltre, Zimmer e Camp sostengono che la maggior parte delle lettere commerciali sono in realtà lettere di vendita poiché il loro scopo è quello di promuovere la vendita di beni o servizi ai destinatari. Ci sono cinque obiettivi principali delle lettere di vendita:
- Per attirare l'attenzione del destinatario.
- Stabilire una relazione amichevole con il destinatario.
- Fare appello ai motivi di acquisto del destinatario.
- Per convincere il destinatario ad agire.
- Fornire al destinatario l'opportunità di agire.
Relazioni pubbliche
L'obiettivo di qualsiasi iniziativa di pubbliche relazioni è influenzare le credenze, gli atteggiamenti o le azioni di un pubblico mirato. Questo è il caso di una lettera di pubbliche relazioni, spiegano Melvin L. DeFleur e Everette E. Dennis, coautori di "Capire la comunicazione di massa: una prospettiva artistica liberale". L'obiettivo principale della lettera di PR è quello di influenzare positivamente l'impressione del pubblico dell'azienda o organizzazione.
Alcuni esempi di lettere di pubbliche relazioni sono quelli che si sforzano di raggiungere i seguenti obiettivi:
- Promuovi una nuova attività.
- Invita i clienti ad aprire conti di addebito.
- Ringrazia i clienti per il loro business.
- Accogli i potenziali clienti per la comunità.
- Annunciare una vendita o un servizio speciale.
- Offrire incentivi per utilizzare i servizi dell'azienda.
Richieste e risposte
Le lettere commerciali più ordinarie o fanno una richiesta o rispondono a uno, stato Zimmer e Camp. Esempi di lettere di richiesta includono la prenotazione di una sala riunioni, la richiesta di un preventivo, la richiesta di dichiarazioni di fatturazione e l'impostazione di appuntamenti. Tuttavia, Zimmer e Camp consigliano che queste lettere di routine "non devono essere trattate regolarmente". Pertanto, è necessario seguire alcune linee guida quando si invia una richiesta o si risponde a una di esse:
- Fornire informazioni complete.
- Non fare mai richieste irragionevoli.
- Sii preciso e preciso.
- Non essere mai scortese.
Reclami e rettifiche
I clienti a volte lamentano servizi o prodotti difettosi. Quando sorgono tali occasioni, le aziende devono rispondere negoziando con i clienti per effettuare un adeguamento. Inoltre, le aziende scrivono anche lettere di reclamo, ad esempio quando un fornitore non riesce a inviare il prodotto giusto o non lo spedisce affatto. Tuttavia, Zimmer e Camp dicono che, rispondendo o presentando un reclamo o una rettifica, è necessario tenere presente le seguenti regole:
- Assicurati di avere tutti i fatti.
- Sii preciso e completo quando descrivi il reclamo.
- Evita di essere accusatorio, minaccioso o esigente..
- Sii Cortese.
- Suggerire una soluzione ragionevole che sia gradita a tutte le parti interessate.
Comunicazioni sociali
Congratularci con gli uomini d'affari in occasioni speciali è una "cortesia e tradizione comune", scrivono Zimmer and Camp. I datori di lavoro dovrebbero anche inviare lettere di condoglianza quando un socio subisce una perdita o una tragedia, risponde prontamente a inviti formali, riconosce i pensionamenti ed esprime gratitudine per regali, ospitalità o trattamenti speciali. Non riconoscere tali circostanze ritrae la società in cattiva luce.
Assicurati di formattare correttamente le lettere:
- Utilizza la carta intestata dell'azienda.
- Allineare la data della corrispondenza a destra della pagina.
- Inserire il nome del destinatario, il titolo ufficiale e l'indirizzo in fondo alla pagina, allineati a sinistra.
- Segui il saluto con una virgola, non con i due punti, ad esempio: Caro signor Jones,
- Doppio spazio tra il saluto e il primo paragrafo della lettera e tra ogni paragrafo. Tuttavia, spazio singolo il corpo di ogni paragrafo.
- Non includere le iniziali di riferimento, le notazioni di copia, ecc.
