Un saluto è il saluto in una lettera. È come si indirizza il destinatario e si imposta il tono per il resto del contenuto del messaggio. Negli affari di questi tempi, la maggior parte della corrispondenza viene effettuata tramite e-mail. Tuttavia, la posta viene ancora utilizzata in alcuni settori e con specifici tipi di documenti commerciali. In entrambi i casi, è importante utilizzare il saluto corretto per mostrare al destinatario il rispetto della lettera e coinvolgerlo all'inizio della comunicazione.
Suggerimenti
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Il saluto corretto per le lettere d'affari dipende dal tono del documento, sia esso in stampa o e-mail e la natura del messaggio che viene consegnato.
Come scegliere un Saluto di Business Letter
Decidere quale formula di saluto da utilizzare nella lettera commerciale dipende da un paio di fattori. In primo luogo, capire la natura della questione che stai discutendo. Richiede un tono formale o informale? Ad esempio, fare domanda per un posto di lavoro in un'azienda è una transazione commerciale formale e richiede una lettera commerciale con un saluto formale. D'altra parte, inviare una e-mail a un collega su quando incontrarsi a pranzo non richiede un saluto formale. Allo stesso modo, rivolgersi a un cliente con cui non hai parlato prima potrebbe richiedere un tono più formale rispetto a parlare con un partner con cui fai regolarmente affari.
Un altro fattore da considerare quando si decide il saluto da usare è il tono dell'intero messaggio. Il saluto è la prima parte della lettera commerciale che il destinatario legge, quindi imposta essenzialmente il tono per l'intero messaggio. Seleziona attentamente il tuo saluto in base al tono che vuoi trasmettere. Inoltre, il saluto utilizzato dipenderà da ciò che sai e non sai del destinatario. Se si conosce il nome, il genere, l'occupazione e le credenziali della persona svolge un ruolo nella scelta del saluto.
Considerando il formato della lettera commerciale
Il saluto che usi può dipendere anche dal formato della tua lettera. Ad esempio, se invierai il tuo messaggio tramite posta ordinaria o e-mail potrebbe influire sul tipo di saluto che scegli. Inoltre, il tipo di lettera determinerà anche il saluto che usi. Ad esempio, una lettera di presentazione di una proposta commerciale inviata per posta può avere un saluto molto più formale di un promemoria aziendale inviato a un elenco interno tramite e-mail. Dovrai anche considerare se stai inviando la tua lettera commerciale a una persona oa più persone, in quanto ciò influirà sul saluto che scegli.
Destinatario della lettera commerciale
Prima di iniziare la lettera commerciale, scopri a chi stai inviando il messaggio. Se stai scrivendo a un individuo, è importante conoscere il suo nome completo con l'ortografia corretta. Se il destinatario ha un nome neutrale rispetto al genere come Alex o Pat, chiamare l'organizzazione e scoprire il genere potrebbe farti risparmiare potenziali imbarazzi in futuro. Se non sei a conoscenza del sesso della persona, puoi lasciare l'articolo di cortesia nel tuo saluto.
Se la tua lettera commerciale è in risposta a un messaggio che il destinatario ha già inviato, fai attenzione a come hanno firmato il loro nome. Se il loro nome completo è Cassandra e hanno firmato la loro lettera "Cass", allora potreste essere propensi a chiamarla "Cass". Ciò dipenderà dalla natura della tua relazione e dal documento che stai scrivendo. Non abbreviare il nome di qualcuno senza prima essere invitato a farlo.
Utilizzo di titoli specifici del genere
In alcuni casi, puoi scegliere di utilizzare un titolo specifico per genere come parte del tuo saluto. "Mr." è usato per un uomo e precede il suo cognome - "Mr. Smith, "per esempio. Per una donna sposata, usa "Mrs." prima del cognome. Per una donna non sposata, puoi usare "Miss". Quando scrivi a una donna senza conoscere il suo stato civile, puoi usare "Signora", come in "Signora Smith".
Prima di decidere di utilizzare un titolo specifico per genere, considera se la tua lingua è inclusiva. Alcune persone potrebbero non identificarsi come maschio o femmina o potrebbero identificarsi come il sesso opposto. Se non conosci o non sei sicuro della situazione, puoi scegliere di omettere completamente la lingua specifica per genere nella tua corrispondenza.
Saluti formali
Il saluto formale più comune negli affari è "Caro". Puoi usare questo saluto in diversi modi:
- Egregio Signor Smith
- Caro John / Jane
- Gentile Signora / Signora fabbro
- Caro John Smith
Il modo in cui indirizzi il nome del destinatario dipenderà dalla formalità della lettera commerciale e dalla tua relazione con lei. "Caro" può essere utilizzato sia in lettere commerciali che in e-mail di stampa, così come il saluto "A". "Salve" è un altro saluto formale. Tuttavia, questo è generalmente usato nella posta elettronica piuttosto che nella posta.
Saluti informali
Saluti meno formali possono essere utilizzati in ambienti aziendali. Tuttavia, indipendentemente dal fatto che siano accettabili, dipenderà dalla cultura dell'organizzazione, dal destinatario della lettera e dalla natura del messaggio.
Nelle organizzazioni in cui non esiste una gerarchia formale o una piccola impresa che abbia solo una manciata di dipendenti che si conoscono bene, potrebbe non esserci alcun bisogno di saluti formali. In generale, in corrispondenza interna con colleghi o partner con cui si ha familiarità, è accettabile utilizzare "Ciao John" o "Ehi Jane", soprattutto quando si comunica via e-mail.
Prendete nota che anche se la cultura dell'organizzazione è informale, ci possono essere alcuni casi in cui è richiesto un saluto formale, come quando si parla con un nuovo cliente o stakeholder o quando si fa domanda per un posto di lavoro.
Saluti per un destinatario sconosciuto
A volte quando scrivi una lettera commerciale, potresti non sapere il nome del destinatario. In questo caso, prova a chiamare l'organizzazione in anticipo per scoprire chi può guardare la tua lettera di lavoro e indirizzare la tua nota di conseguenza. Puoi anche controllare il sito web di un'azienda per vedere se riesci a scoprire queste informazioni. Se non sei in grado di scoprire il nome del destinatario, puoi indirizzare la tua lettera commerciale con saluti generici come:
- Caro signore o signora
- Per chi è coinvolto
- Al gestore assumente
Saluti per più destinatari
Quando si tratta di più destinatari della lettera commerciale, adattare il saluto per includere più nomi, come la scritta "Cara Jane and John" o "A Mr. and Mrs. Smith." Se ci sono più di due nomi da elencare, si può scegliere di rinunciare completamente ai nomi e utilizzare un saluto generico come:
- Cara squadra
- Ciao a tutti
- Al dipartimento Risorse umane
- Gentile Blue-Sky Corporation
Linee guida per titoli specifici
L'occupazione o l'istruzione di una persona potrebbe richiedere che tu le indirizzi in un certo modo nel saluto della tua attività a seconda della formalità della lettera. In generale, questo si applica ai membri del clero, professionisti del settore medico, accademici, personale militare e funzionari eletti.
Ad esempio, se stai scrivendo a qualcuno che ha una laurea in medicina, usa "Dr." prima del suo cognome, come in "Dr. Smith. "Quando scrivi a un professore, un giudice, un rabbino, un imam o un pastore, scrivi il titolo completo prima del suo cognome, come" Caro Pastore Smith ". Quando scrivi ai membri dell'esercito, è appropriato usare il loro rango completo e cognome nel saluto, come in "Caro Luogotenente Generale Smith" o "Salve Capitano Smith".
Formattazione di un saluto all'interno di una lettera commerciale
Durante la formattazione della lettera, è possibile aggiungere due punti o una virgola dopo il saluto. Il colon è la scelta più formale, mentre la virgola è usata per la corrispondenza informale. Il primo paragrafo della tua lettera inizia dopo il saluto sulla riga successiva, ad esempio:
Caro John, Primo paragrafo
