Richiedere il pagamento di una fattura scaduta richiede un approccio che bilancia l'assertività e la professionalità. Tieni un registro dettagliato per semplificare il processo e traccia le fatture in base al numero e alla data del servizio. Definisci i tuoi termini di pagamento su ogni fattura, in modo da poter fare riferimento alla politica aziendale quando effettui le richieste di raccolta e di follow-up.
Telefonata amichevole
Effettua una telefonata per richiedere il pagamento su una fattura in ritardo. Questo può essere particolarmente efficace se si ha una relazione familiare con il cliente e si presume che il ritardo nel pagamento sia stato una svista. Ad esempio, "Ciao Stan, questa è Jane Smith con ABC Company. Voglio assicurarmi di aver ricevuto la fattura che ti abbiamo inviato per la spedizione dello scorso mese. Era datato 15 gennaio 2015. Sono passati 10 giorni, quindi mi chiedo se è andata fuori posto? Posso mandarti una copia adesso, se ti va."
Telefonata formale
Se stai cercando di ottenere una fattura pagata attraverso il reparto contabilità di una grande azienda o da un cliente non familiare, è appropriato un tono più formale. Identifica te stesso, sii specifico sulla natura della chiamata e fai la tua richiesta. "Questa è Jane Smith con ABC Company. Sto chiamando in merito alla Fattura n. 1234 inviata per posta il 15 gennaio 2015. La fattura è attualmente non pagata e oggi mi chiamo per chiedere che tipo di accordi di pagamento desideri effettuare."
Richiesta scritta
Proprio come le telefonate formali e informali, il modo in cui si effettua una richiesta di pagamento scritta dipende dalla natura della relazione d'affari. Un'e-mail informale a un cliente abituale può essere semplice, ad esempio "Basta controllare la fattura in sospeso dal mese scorso. Vi allego un'altra copia nel caso ne abbiate bisogno. "Può anche essere formale e assertiva, notando la natura della delinquenza e le conseguenze per il mancato pagamento. "Se questo account rimane non pagato per più di 30 giorni dalla data della fattura, sarai soggetto ad un addebito in ritardo del 10% e alle future attività di raccolta."
Rendi facile il pagamento
Quando si effettua la richiesta di pagamento, dare all'abitudine diverse opzioni per accelerare la transazione. Ad esempio, offrire di accettare il pagamento tramite carta di credito al telefono, in contanti o tramite vaglia postale o tramite pagamento elettronico tramite un sito di banking online o di pagamento elettronico. Richiedi un pagamento immediato per evitare ulteriori ritardi. Se il cliente non può pagare, chiedere un pagamento parziale o un accordo per pagare in una data futura predeterminata. Metti tutti gli accordi per iscritto.
Intraprendere azione legale
La tua richiesta di pagamento può avere un peso maggiore se hai un avvocato che lo redige. Questa può essere una considerazione quando l'importo della fattura in sospeso è significativo o supera i 90 giorni di ritardo. Puoi anche prendere in considerazione un tribunale per le controversie di modesta entità o assumere un'agenzia di recupero crediti per assistere i tuoi sforzi. Non lasciare che gli account non pagati rimangano per mesi alla volta. Più a lungo una fattura non viene pagata, maggiore è la probabilità che non vedrai alcun pagamento.
