Il commercio è il movimento di beni dai produttori ai consumatori. Logistica e finanza sono due componenti diverse ma ugualmente importanti all'interno di questo processo commerciale che garantiscono un cliente soddisfatto e un produttore redditizio. La documentazione di ciascuna di queste funzioni soddisfa una specifica esigenza all'interno della transazione per garantire un esito positivo per entrambe le parti. Una fattura di spedizione sposta il prodotto a destinazione, mentre una fattura commerciale consente al produttore di fatturare al cliente il prodotto.
Fattura di spedizione
Il termine commerciale per una fattura di spedizione è a polizza di carico. Il BOL fornisce le informazioni necessarie a un corriere per pianificare il ritiro e la consegna della merce al cliente. Le informazioni richieste su un BOL includono:
- l'indirizzo di spedizione (destinatario)
- nome del prodotto
- quantità
- pesi lordi e netti
- informazioni di manipolazione pericolose o speciali in base ai requisiti del prodotto.
Se il prodotto viene caricato in un contenitore, un carro armato o un vagone ferroviario, anche il numero dell'attrezzatura deve essere annotato sul BOL. Il BOL deve essere firmato dal corriere quando il carico viene ritirato e firmato dal destinatario una volta effettuata la consegna.
Fattura commerciale
Una fattura commerciale, o fattura di vendita, è un documento finanziario creato per scopi di fatturazione. Questo documento deve includere il nome e l'indirizzo del destinatario della fattura, nonché il nome e la quantità del prodotto. La principale differenza tra una fattura commerciale e una fattura di spedizione è quella i prezzi devono essere indicati sulla fattura commerciale. La fattura deve inoltre indicare eventuali spese di trasporto, spese speciali di imballaggio, costi assicurativi o altri oggetti che devono essere pagati dal cliente. La fattura commerciale deve includere un indirizzo dove il pagamento deve essere diretto e una data di scadenza per il pagamento.
Documenti di vendita aggiuntivi
Una volta elaborata una fattura commerciale, questa verrà registrata sul conto del cliente fino al ricevimento del pagamento, momento in cui verrà applicato il pagamento e chiusa la fattura aperta. Se il destinatario decide di restituire il prodotto, a nota di credito viene quindi creato e pubblicato nell'account del cliente. Un estratto conto può anche essere creato per il cliente, fornendo un elenco di tutti i documenti di vendita aperti.
