Valutare l'efficacia e l'efficienza dei vostri fornitori è altrettanto importante per il vostro business come condurre revisioni annuali delle prestazioni dei dipendenti. Adottare questo passaggio per esaminare criticamente i livelli di prestazione in quanto riguardano elementi chiave delle responsabilità di un fornitore. Questo ti aiuta a determinare se l'accordo contrattuale che hai con i tuoi fornitori è soddisfatto dalle tue aspettative o necessita di modifiche per diventare più efficiente.
Discutere le aspettative
All'inizio di una relazione con il fornitore, le aspettative dovrebbero essere delineate in modo che entrambe le parti comprendano ciò che l'altro sta cercando nei termini dell'accordo. Gli elementi chiave da considerare includono la tempestività della consegna, la disponibilità delle fonti di approvvigionamento del prodotto, la cordialità, la flessibilità del fornitore e il rapporto prezzo / prestazioni. Proprio come è possibile impostare obiettivi e misurazioni con un dipendente, considerare qualcosa di simile per il fornitore, ad esempio una serie scritta di aspettative sulle prestazioni che è possibile misurare e discutere in una futura valutazione del contratto.
Monitora le prestazioni
Crea un foglio di calcolo con intestazioni come la consegna puntuale, la qualità del prodotto o del servizio e le relazioni con gli altri nella tua azienda, come il personale di magazzino o di consegna o il personale amministrativo.Includere categorie relative alla facilità con cui il fornitore deve contattare, alla frequenza degli errori, al fatto che il fornitore vada ben oltre la certezza di soddisfare tutte le aspettative e se eventuali problemi di prestazioni insorgono durante il corso del contratto che richiedono l'indirizzamento. Aggiorna il foglio di calcolo ogni volta che viene effettuato un ordine o viene effettuata la consegna per tenere traccia delle prestazioni.
Valutazione Sit-Down
Quando è il momento di rinnovare il contratto con il fornitore o rinegoziare il contratto, chiedi un incontro personale per sederti e discutere i dettagli del tuo rapporto di lavoro. Fai riferimento alla scheda di valutazione delle prestazioni e fai emergere dubbi, offri complimenti o chiedi aggiustamenti dove necessario. Ad esempio, "Tre volte l'anno scorso abbiamo avuto spedizioni che hanno comportato straordinari per il nostro personale di magazzino. Per due volte, gli ordini erano sbagliati e dovevano essere restituiti, e una segretaria spesso doveva fare numerose chiamate per raggiungerti quando dovevamo fare un cambiamento dell'ultimo minuto."
Discutere i cambiamenti futuri
A seconda del feedback che ricevi dal tuo fornitore, puoi decidere di continuare il rapporto con le aspettative appena stabilite o potresti decidere di cambiare fornitore perché la relazione esistente non è più adatta. Se il fornitore fa parte di un'organizzazione più grande, potrebbe essere necessario coinvolgere il supervisore diretto del fornitore nella conversazione come parte del processo. Potresti ricevere una persona diversa con cui lavorare o la compagnia potrebbe essere disposta a ridurre i costi, emettere credito o comunque compensare eventuali problemi di performance. Se hai collaboratori stellari che lavorano come fornitori, passa un commento positivo sulle loro prestazioni e sull'affidabilità complessiva dell'azienda.
