Un registro immobiliare tiene traccia delle entrate e delle spese associate alle proprietà immobiliari. La creazione di un libro mastro immobiliare non è molto diversa dalla creazione di qualsiasi altro tipo di libro mastro aziendale. Il primo passo, indipendentemente dal tipo di libro mastro che stai creando, è decidere se farlo manualmente o utilizzando un software computerizzato. Ci sono vantaggi e svantaggi per entrambi.
Mentre mantenere un libro mastro manuale potrebbe sembrare obsoleto nell'era del computer, per una piccola impresa o un singolo agente potrebbe avere senso. Il più grande vantaggio di un libro mastro è che puoi vedere tutto in una sola occhiata, non c'è scorrimento e non capisci come adattare le pagine insieme una volta stampate. Altri vantaggi includono la possibilità di portarlo con te ovunque, la possibilità di aprirlo in qualsiasi momento e dare un'occhiata alle tue voci e non preoccuparti di crash del computer che distruggono i tuoi dati.
Gli svantaggi dei registri di carta sono che è necessario aggiungere e sottrarre manualmente, il che può facilmente portare a errori. Possono anche richiedere più tempo se hai grandi quantità di dati da inserire. Inoltre, non esiste un modo semplice per condividere le informazioni con gli altri. Non è possibile inviare e-mail o caricare rapidamente un libro mastro.
I vantaggi del software sono i calcoli automatici, l'inserimento rapido e semplice, la possibilità di condividere rapidamente le informazioni con il proprio commercialista o altri, e il fatto che ci sono diversi programmi creati appositamente per il settore immobiliare. Inoltre, puoi ricevere spesso assistenza online istantanea se hai domande su dove e come inserire gli articoli.
Gli svantaggi del software sono che è necessario creare costantemente un backup in caso di problemi con il computer, il tuo libro mastro non è così portatile se non si possiede un computer portatile, ed è spesso più facile inserire i numeri nelle colonne sbagliate rispetto a un documento libro mastro in cui è possibile vedere l'intera pagina.
Una volta che hai deciso quale metodo è giusto per te, è il momento di decidere le categorie nel tuo libro mastro.
Questo passaggio è lo stesso sia per i registri basati su carta sia per quelli software, tuttavia, se acquisti software come Real Estate Agent Accelerator, molte delle categorie saranno già disponibili per te. In questo caso, crea comunque un elenco di categorie e aggiungi quello che il software non ha già aggiunto per te.
Se stai creando categorie da zero, prendi un pezzo di carta e crea due colonne, una per le spese e una per le entrate. Puoi essere il più dettagliato possibile, ma evitare di essere troppo generico. Dovrai separare alcuni flussi di reddito a fini fiscali, come commissioni e bonus.
Per la colonna delle entrate, pensa a tutti i tipi di reddito che ti aspetti di ricevere ed elencali. Assicurati di includere anche una categoria "miscellaneous" o "other", in quanto vi sono sempre articoli inaspettati che non si adattano da nessun'altra parte.
Fai lo stesso per il lato della spesa. Pensa ai diversi tipi di spese che sostieni ed elencali. Possono essere combinati o separati come meglio credi, ma vorrai mantenere gli articoli che influenzano le tue tasse in modo diverso nelle loro colonne. Ad esempio, è possibile avere un elenco di forniture per ufficio e un elenco per la pulizia dei materiali di consumo, oppure è possibile combinarli in una singola categoria poiché entrambi vengono detratti allo stesso modo sulle imposte (come spese di manutenzione). Chiedete al vostro consulente fiscale un consiglio, ma alcuni elementi che probabilmente dovreste tenere separati sono le spese di viaggio e gli acquisti importanti come i veicoli, poiché tali spese sono detratte in modo diverso.
Il passaggio finale è semplicemente quello di riempire le parti superiori delle colonne con le categorie che hai creato e iniziare a creare voci sotto ogni colonna man mano che si verificano.
Se si utilizza un libro mastro, è spesso più facile dedicare metà del volume alle spese e l'altra metà alle entrate. La chiara divisione tra i due ti aiuterà a evitare errori di immissione.
Se si utilizza un programma per fogli di calcolo, è consigliabile prendere in considerazione la creazione di due file separati, uno per le entrate e uno per le spese per evitare confusione. Alcuni programmi impostano automaticamente queste due categorie per te, il che aiuta anche a evitare errori.
